Et notat er en måte å kommunisere med andre på kontoret. Notater rapporterer vanligvis om eller forklarer noe. De kan også gjøre en forespørsel. Uformelle notater kan brukes til å rapportere om noe som ikke er av stor betydning, eller presentere informasjon til et lite antall personer eller i en mindre formell setting. Når du skriver et uformelt notat, vær profesjonell og hold den kort og til poenget. Et uformelt notat bør være omtrent en side og inkludere den nødvendige informasjonen.
Legg selskapets brevpapir øverst på første side av det uformelle notatet.
Legg uttrykket "Memo" like under brevpapiret.
Plasser navnene til avsender og mottakere, samt dato og emne neste. Denne informasjonen skal være på separate linjer. For et uformelt notat, hold emnelinjen kort, men spesifikk slik at leseren raskt kan bestemme hva memoet handler om. Hvis det ikke er noen bestemt mottaker, kan du la opp denne informasjonen.
Oppgi formålet med notatet klart og spesifikt i første ledd. Prøv å gjøre dette i en til to setninger.
Skriv en kort diskusjonsseksjon for å forklare hovedanbefaling eller forespørsel fra notatet. Fordi dette er et uformelt notat, kan du bare angi anbefalingen. Du trenger ikke å inkludere mye støttende bevis, fakta eller annen informasjon fordi du vil være kort. Denne delen skal være konsis og til punktet og må effektivt formidle punktet i notatet og fortelle leseren hva de skal gjøre neste.
Angi klart hva leseren skal gjøre i en kort anbefaling eller lukkingsavdeling. Selv om notatet er uformelt, er det fortsatt viktig å formidle et klart punkt og en anbefaling.
Tips
-
Hold alt kort i et uformelt notat. Skriv kortfattet og tydelig med så få ord som mulig.
