Mange bedrifter begrenser tilgangen til enkelte bygninger eller deler av bygninger som ansatte må gå inn for å utføre sine jobber. Virksomheten kan utstede en nøkkel til en ansatt, som tillater henne å få tilgang til det begrensede området. Før utstedelse av nøkkelen, kan virksomheten kreve at arbeidstakeren undertegner en nøkkelholderavtale, som inneholder regler om riktig bruk av nøkkelen og straffer for feil bruk.
Ansvar
En nøkkelholderavtale kan etablere ansvar for skadede møbler og utstyr i det begrensede området. Dette kan omfatte forsettlige handlinger, som for eksempel den ansatte som bruker nøkkelen til å åpne en dør, slik at en uautorisert person kan komme inn i bygningen, og utilsiktede handlinger, som uforsiktig forlater en dør åpen etter at arbeideren forlater bygningen.
duplisering
En nøkkelinnehaveravtale kan forby at duplikering av nøkkelen av den ansatte. Noen nøkler inkluderer egne begrensninger for tilgang, for eksempel elektroniske nøkler, men en metallnøkkel som ikke inneholder andre sikkerhetsfunksjoner, er relativt enkel og billig å duplisere. Ifølge University of Denver, kan en arbeidsgiver beslutte å forfølge kriminelle anklager mot en ansatt som dupliserer en nøkkel uten tillatelse.
Erstatning
Hvis arbeidstaker taper nøkkelen, kan nøkkelinnehaveren avtale spesifisere hva ansatt må gjøre for å få ny nøkkel. Avtalen kan angi at arbeidstaker må rapportere en tapt nøkkel innen en bestemt tidsperiode, for eksempel en dag. Arbeidsgiveren kan kreve bøter, for eksempel $ 20, før den gir ansatt en ny nøkkel. Arbeidsgiveren kan fortsatt belaste denne bøten selv om tapet ikke er ansattes feil, fordi noen stjal nøkkelen. Hvis bygningen er under sterkere sikkerhetsrestriksjoner, kan arbeidsgiveren også måtte bytte låser på bygningen, slik at arbeidstaker må også betale for lås erstatning, noe som kan være mye dyrere.
Komme tilbake
Nøkkelinnehaveren inneholder vilkår som krever at arbeidstaker returnerer nøkkelen hvis arbeidsgiver ber om det, fordi arbeidsgiver eier nøkkelen. Hvis selskapet bestemmer seg for å si opp ansatt, eller tilordne ham til å jobbe i en annen bygning, må arbeidstaker returnere nøkkelen til personen eller avdelingen som nøkkelholderavtalen spesifiserer. Hvis arbeidstaker legger inn et nøkkelinnskudd når selskapet gir henne nøkkelen, mottar medarbeider dette innskuddet tilbake når hun returnerer nøkkelen. Hvis nøkkelinnehaveren ikke returnerer nøkkelen innen den tidsperioden som avtalen spesifiserer, kan avtalen angi at nøkkelinnehaveren må betale nøkkelutbyttegebyret, og også låsebytteutbyttet.
