For å betale sine ansatte for utførte tjenester, må arbeidsgivere utarbeide lønnssystem. Gjennom dette systemet utfører arbeidsgiver lønnsbehandlingen, som må gjøres på en rettidig og nøyaktig måte for å sikre at ansatte mottar sine lønnsslipp tilsvarende. Den type lønnssystem som brukes er helt opp til arbeidsgiveren.
Manuell lønn
Et manuell lønnsystem er gjort for hånd. Dette betyr at alle lønnsberegninger utføres på papir; Dette inkluderer beregning av timer, lovbestemte fradrag (skatter) og ufrivillig fradrag (helse- og pensjonsytelser). En fordel ved å bruke et manuell lønnsystem er at det koster svært lite å bruke. Det tar imidlertid mye tid og energi å gjøre manuell lønnsbehandling. I tillegg er det mer rom for feil med denne metoden. Ansattes lønnskontoer og skatteoppslag er utsatt for unøyaktighet som følge av dette. Spesielt kan skattefeilfeil være kostbart på grunn av straffer fra regjeringen.
Datastyrt lønn
Et datastyrt lønnsystem er når arbeidsgiveren kjøper lønnsprogramvare og bruker den som et middel til å behandle lønn. Denne metoden er mye raskere enn et manuell lønnsystem. Noen selskaper ansetter en intern lønnspersonell for å behandle lønn gjennom det datastyrte lønnsystemet. Lønnspersonalet er ansvarlig for å legge inn alle lønnene som skal betales inn i systemet. Systemet beregner lønn, lagrer lønnsinformasjon og skriver ut sjekker. Lønnspersonalet kan også få tilgang til lønnsrapporter, som gjør det mulig for ham å sjekke om feilene og rette dem før ansatt mottar lønnsslipp. Datastyrt lønn reduserer også mengden papirarbeid som skal arkiveres, da det meste av lønninformasjonen kan lagres i systemet.
Ekstern lønn
Flere arbeidsgivere foretrekker å outsource lønnslisten til selskaper som Paychex og ADP. Denne eksterne tjenesten gir arbeidsgiveren mer tid til å konsentrere seg om ikke-relaterte lønnsaker. En ekstern lønnservice er generelt ansvarlig for hele behandlingen av kundenes lønn, inkludert lønnsreguleringer, skattemelding og W2-utstedelse. All arbeidsgiver må gjøre er å overføre dataene som skal betales hver betalingsdato til lønnsselskapet; For lønn tar lønnselskapet lønnsansvar.
Velge et system
Svært små selskaper (færre enn 10 ansatte) kan bruke et manuell lønnsystem hvis timene har en tendens til å forbli den samme per lønnsperiode. Men dette systemet blir så utdatert, mange selskaper av denne størrelsen velger et datastyrt system eller en ekstern lønnservice. Større selskaper bruker generelt lønnspersonell og bruker et internt datastyrt lønnsystem eller bruker en ekstern lønnservice.
Lønnskompleksitet
Kompleksiteten i lønnslisten vil ofte avgjøre hvilken type lønnssystem arbeidsgiveren trenger. For eksempel, hvis det er multistatistyring, flere garnishments og child support ordrer, og forskjellige lønnsatser og betalingssykluser involvert, er arbeidsgiveren bedre i bruk av et datastyrt lønnssystem med en intern lønnsleder eller overlater lønnslisten til en ekstern lønnservice.
