Teknologi har revolusjonert kontorutgangsprosesser, som gjør kopimaskiner til gigantiske nettverksskrivere. Akkurat som enhver bekvemmelighet gir muligheten for misbruk, kan kopimaskinens høykvalitetsproduksjon legge til rette for misbruk av intellektuell eiendom. Når du vurderer hva disse maskinene kan tilby din skole eller bedrift, kan deres positiver oppveie sine ulemper, men deres negativer bør be deg om å planlegge nøye for deres implementering og bruk.
Dokument Reproduksjon
Bortsett fra multifunksjonsskrivere med lav volum, er kopimaskiner avhengig av toner som ligner på forsyningene du kjøper for laserskriveren din. Jo mer du bruker på utstyret, desto bedre er oppløsningen, opp til utstyr som produserer produksjon som nesten ikke skiller seg fra originale dokumenter. Fullfarge eller svart-hvitt - kun svart - disse maskinene kan pumpe ut store mengder kopier i kort rekkefølge. Den lethed og trofasthet som de reproduserer kildemateriale kan føre til bekymringer om informasjonssikkerhet, datatyveri, brudd på opphavsrett og forfalskning. I et forretningsmiljø, et medisinsk eller juridisk kontor, eller et scenario som innebærer proprietære eller konfidensielle data, kan kopimaskiner utgjøre en trussel mot kontrollen av opplysninger som er regulert ved lov eller ved bruk av egendefinerte.
Funksjonell bekvemmelighet
Tidlige kopimaskiner manglet automatiske dokumentmatere og kunne ikke samle multicopy-kjøringer. Moderne utstyr gjør at du dupliserer et dokument til en uformell handling. Nettverksbasert til hjemme- eller kontormaskiner kan en av disse maskinene erstatte flere skrivebordsskrivere med teknologi som automatisk produserer tosidige kopier, samler og stifter flersidige dokumenter, lagrer ofte gjengitte skjemaer for umiddelbar duplisering, fakser fra skrivebordet eller kopimaskinglasset og e-post dens utgang. Denne bekvemmeligheten kan øke hastigheten og forenkle kontoroperasjoner, men kompleksiteten til kopimaskinens kontroller kan be om at brukerne velger feil alternativer, sløse papir og forsyninger på ekstern utgang.
Driftskostnader
Fordi de fleste kopimaskiner opererer som laserskrivere, smelter de en pulverblanding av plast og fargestoffer på overflaten av ark. Denne smelteprosessen er avhengig av varme, som ber om en appetitt for elektrisitet, og driver opp kostnadene for kontorbruk. Kopimaskiner krever også forbruksvarer, inkludert toner som kan koste mer enn tilsvarende forsyninger til laserskrivere. Disse patronene med høy ytelse kan vare lenger enn sammenlignbare skrivebordsrekvisita, men ytelsen har en høyere prislapp. Spesielt i høyvolumsoperasjon kan kopimaskiner også kreve periodisk service for å opprettholde ytelsen. En servicekontrakt kan dekke både forsyninger og vedlikehold, men det legger til en annen fast kostnad til bunnlinjen.
Dataoppbevaring
En kopimaskin som lagrer dokumentinformasjon for øyeblikkelig tilbakekalling og utdata, og som fakser og sender e-post til det du kopierer, bruker en intern harddisk for å beholde sideskanninger for kort eller lang sikt gjenfinning. At datalagring stammer fra kontorfunksjoner, men det kan utsette sensitiv informasjon for risikoen for utilsiktet eller bevisst misbruk. Som enhver harddisk, kan lagringsmekanismen i en kopimaskin gi hemmeligheter lenge etter at du sletter informasjon og dokumenter fra den, og krever samme slags sikkerhetsbestemmelser du bruker på harddisker når du selger eller avviker et system.
