Utvikling av trinn for behandling av ordrer er avgjørende for virksomheten din. Uten riktig ordrebehandlings arbeidsflyt vil ordrebehandlingen i din virksomhet være kaotisk og upålitelig. Ta deg tid til å utvikle de riktige ordrebehandlingsretningslinjene, og virksomheten din vil fungere bedre og du vil ha høyere kundetilfredshet.
Bruk en standardisert form når du tar bestillinger
Enten din bedrift bruker en kundeservice representant til å ta bestillinger eller kunden går inn på bestillinger direkte gjennom nettstedet ditt, er det viktig at du har en standardisert form. Dette gjør at personen fyller ut skjemaet for å vite hvilken informasjon som kreves og sikrer at all nødvendig informasjon samles inn.
Hver av dine varelagre kan ha litt forskjellige bestillingsdetaljer. For eksempel, hvis du driver en møbelbutikk, kan bestillingsskjemaet for en sofa inneholde typen av stoff, mens skjemaet til et bord kan kreve type finish.
Det er viktig at ufullstendige bestillingsskjema ikke aksepteres. Hvis et bestillingsskjema ikke har den nødvendige informasjonen, må den returneres og fullføres før den kan behandles.
Bekreft bestillingen
Etter at bestillingsskjema er sendt, bør det bekreftes med kunden. Dette kan oppnås ved å sende en epost med bestillingsdetaljene. Det er ikke nødvendig å kreve at kunden bekrefter bestillingen. I stedet gjør det klart at kunden skal kontakte din bedrift hvis det er noen problemer med bestillingen. Sørg for at bedriftens kontaktinformasjon er lett tilgjengelig for kunden.
Fordel bestillingsskjemaet internt
Når bestillingsskjemaet er fylt ut, skal det videresendes til alle som trenger å utføre en handling knyttet til å oppfylle ordren. Dette inkluderer lageret, kundeserviceavdelingen og produsenten, dersom bestillingen blir oppfylt av en tredjepart. Forventet oppfyllelsesdato bør være tydelig angitt slik at alle involverte kjenner tidsplanen.
Kommuniser med kunden
Det er viktig å klart kommunisere med kunden. Fortell kunden om det er en forsinkelse i oppfyllelsen av bestillingen. Å være på forhånd og ærlig med kunden når det er et problem, er mye bedre enn å ignorere det. Informer også kunden når bestillingen sendes. Fortell henne transportøren, sporingsnummeret og forventet leveringsdato. Be om tilbakemelding fra kunden etter at han mottok bestillingen. Ta kontakt med kundeservicen for å forsikre deg om at kunden er fornøyd med kjøpet, eller bruk en online-undersøkelse for å få tilbakemelding. Uansett vil kundens tilbakemelding gi svært nyttig innsikt i bestillingsprosessen.
