Enten du kommuniserer med ansatte, leverandører eller kunder, og sørger for at du produserer effektive meldinger, er viktig for suksessen til bedriften din. For å være sikker på at bedriftenes kommunikasjon er på mål, bør du sørge for at den inneholder de fem egenskapene som er felles for de mest effektive meldingene.
Klart formål
Effektive meldinger inkluderer et klart formål å informere, overtale eller samarbeide med den tiltenkte målgruppen. Meldingen skal utformes i henhold til publikumets nivå av forståelse, potensiell reaksjon og forhold til komponisten. Generelt er det best å bare inkludere en hovedide i hver melding, med mindre det er nært beslektede problemer som må løses sammen. Å ha et klart formål i virksomheten kommunikasjon vil også bidra til å bestemme mediumet som brukes til å levere meldingen.
Passende kanaler
Det er også viktig å velge riktig kanal for å levere meldingen. E-postkommunikasjon kan brukes til levering til store publikum, mens ansikt til ansiktskommunikasjon er mer hensiktsmessig for mindre grupper. Formell kommunikasjon som trenger dokumentasjon, for eksempel ansatteomtaler eller policyendringer, vil være best i skriftlig form. Det er opp til avsenderen å bestemme hvilket uttak som passer best for en bestemt melding. For eksempel er en videopresentasjon som kunngjør et sosialt selskap en kreativ og morsom måte å opphisse medarbeidere på, mens bruk av video for å kunngjøre en død i konsernsjefens familie kan komme over som ufølsom. Mediet bør komplementere, ikke forvride, formålet med meldingen.
Riktig fakta
Bedriftskommunikasjon krever høy grad av nøyaktighet i rapporteringsinformasjon. Kjennetegn på effektive forretningsmeddelelser inkluderer klare datoer, fakta, ressurser og tidsplaner som bør dobbeltsjekket for fullstendighet og klarhet. Effektive meldinger er også fri for jargong, slang og "corporate speak." For eksempel, i stedet for å si det, "bruker selskapet utmerkede muligheter til å utvide strategier," forenkle det ved å si "vårt team bruker de beste ressursene for å hjelpe vår virksomhet å vokse."
Komplette meldinger
Skriftlig og verbal kommunikasjon vil bare være effektiv når meldingene er fullført. Bedriftsmeldinger som bare forteller en del av historien, er egnet til å forvirre mottakere og unnlater å engasjere dem etter hensikten. En god test er å spørre om noen melding svarer på alle følgende spørsmål: hvem, hva, når, hvor, hvorfor og hvordan. Den eneste måten for ansatte, leverandører eller samarbeidspartnere å kunne handle på en melding er om de er utstyrt med sitt fulde omfang.
Kreative egenskaper
Uansett om forretningskommunikasjon er ment for venturekapitalister eller sikkerhetspersonell, skal folk bare være oppmerksom på hva som interesserer dem. De mest effektive meldingene er korte, engasjerende og til poenget. De fleste vil ikke finne hver melding interessant, så effektiv meldingstjenester i næringslivskommunikasjon bør inkludere litt kreativitet. Sammendrag og kondenserende meldinger vil øke sjansen for at de blir lest, mens vektlegging av ideer av stor interesse vil oppmuntre til tilbakemelding og handling.
