Hvis du planlegger å jobbe som sekretær eller administrativ assistent, må du sørge for at du har de rette ferdighetene. Sekretærens og administrasjonsassistentens rolle har endret seg raskt de siste årene, og de ferdighetene de trenger, har også utviklet seg. Å forstå hvilke ferdigheter og evner som er viktigst, kan gjøre jobbsøkingen enklere og mer vellykket.
Dataferdigheter
De fleste sekretærarbeid er nå gjort på datamaskiner, så sekretærer må ha solid datakompetanse. Disse ferdighetene inkluderer muligheten til å bruke store kontorprogramvarepakker som Microsoft Office. Ville være sekretærer bør bli kjent med flere forskjellige versjoner av Microsoft Office, siden ikke alle selskaper bruker den nyeste versjonen.
Gode kommunikasjons evner
Sekretærer må ha solid kommunikasjonsferdighet, både skriftlig og verbal. Sekretærer blir ofte bedt om å kommunisere på vegne av sine sjefer, og de må kunne presentere seg selv og deres arbeidsgivere i best mulig lys. Sekretærer blir ofte bedt om å skrive brev med bare minimal instruksjon fra sine sjefer. Det betyr at de må ha en utmerket kommando på det engelske språket, og en fast forståelse av forretningsmetikett og riktig forretningskommunikasjon. Behovet for utmerket kommunikasjon strekker seg til alle områder, fra relativt uformell kommunikasjon som e-post og direktemeldinger, til forretningsforslag og formelle brev.
Typing og Administrative Ferdigheter
Sekretærer må ha svært sterke skriveferdigheter, siden en god del av dagen er brukt til å skrive brev, notater, e-post og annen skriftlig kommunikasjon. Mange arbeidsgivere krever at sekretariatsansøkere tar en skriveprøve, så vær forberedt og praktiser dine skriveferdigheter før intervjuet. Mange sekretærer utfører også administrative funksjoner, som grunnleggende regnskap og lønn. Sterke matematikkferdigheter er viktige i sekretærfagene, så det er veldig viktig å hente disse ferdighetene.
Mennesker ferdigheter
Sterke mellommenneskelige ferdigheter er avgjørende for enhver sekretær eller administrativ assistent. Disse personene jobber rutinemessig med en rekke ulike avdelinger, og de må kunne komme sammen med alle i organisasjonen for å kunne jobbe effektivt. Sekretærer jobber også med de som er utenfor organisasjonen, som ofte tjener som stand-ins for sine sjefer. En vennlig holdning og evnen til å komme sammen med andre er viktig for denne jobben.
