Hvert selskap har forskjellige regler om møter. Noen følger en uformell prosess, mens andre krever en mer formell struktur. Som leder eller bedriftseier er det viktig å vite hvordan man skal gjennomføre og avslutte både formelle og uformelle møter. Dette vil forbedre kommunikasjonen og føre til et mer produktivt utfall.
Hva betyr det å avbryte et møte?
Begrepet "utsette" kommer fra de latinske ordene annonse (til) og Diurnus (daglig). Selv om mange bruker begrepet ombyttelig med å kalle en slutt på et møte, betyr "utfordring" egentlig å flytte et møte eller en dagsorden til en annen dag. For eksempel kan selskapets styremedlemmer avbryte et møte når det ikke er mulig å diskutere problemene ved hånden fordi nøkkelinformasjon mangler. Oppsigelse betyr at møtet vil bli gjenopptatt senere når alle er forberedt på å diskutere det aktuelle spørsmålet. Det er ikke det samme som å avslutte eller avslutte et møte, når alle problemene er løst.
Hva er prosessreglene for møter?
Noen organisasjoner, særlig domstoler, universiteter, myndigheter og store organisasjoner følger fastsatte regler for gjennomføring av formelle møter. Under Robert's Order of Newly Revised, for eksempel, kan noen passere en bevegelse for å avbryte et møte under visse omstendigheter, for eksempel:
- I fravær av et quorum
- Som angitt i organisasjonens bye-laws
- Når styremedlemmer når slutten av dagsordenen
- I tilfelle en nødsituasjon eller umiddelbar fare, slik som brannalarmene går av i bygningen.
Selv om mindre bedrifter ikke sannsynligvis følger Roberts regler, gir de et enkelt rammeverk for «offisielt« å avbryte et møte.
Prosedyrer for å avbryte et møte
Et møte kan avbrytes enten i begynnelsen eller på et hvilket som helst tidspunkt. Hvis du er formann, gjør en plan for å sikre at alt går jevnt. Etter å ha diskutert dagsordenen, kontroller om noen ønsker å gjøre et forslag om å avbryte møtet. Be om en ved å si "Hører jeg en oppsigelse?" Bevegelsen om å oppsige skal tydelig angi tidspunkt og dato for neste møte, samt eventuelle haster saker som krever spesiell møte før neste generalforsamling. Under Roberts regler må bevegelsen bli utsendt og kan ikke endres eller diskuteres.
Et møte kan bli utsatt uten forslag om kvorum ikke er til stede eller i nødstilfelle. I tilfelle den dagen er en høytidsferie, kan møtet avbrytes til neste arbeidsdag, samtidig og sted. Et avbruddsmøte vil følge samme rekkefølge som det opprinnelige møtet. I avsluttende bemerkninger kan formannen diskutere dag og klokkeslett for neste møte. Han kan også gi kontaktinformasjon, takke deltakerne og gjøre påminnelser om siste øyeblikk. I tilfelle avslaget er i 90 dager eller mer, vil hver deltager bli gitt beskjed om dato og sted.
Oppsigelse av et mindre formelt møte
Ikke alle møter er formelle; Derfor krever ikke alle møter en oppsigelse. Salgsmøter er et godt eksempel.De er absolutt viktige, og alle salgsrepresentanter forventes å delta. Men formålet med salgsmøter er at salgsadministratoren skal videresende informasjon til de ansatte, kanskje gi tips og oppmuntring, eller til å påmine de som manglet mål eller ikke slått på nødvendig papirarbeid. Det blir imidlertid ingen stemme under møtet, fordi salgssjefens mening er den som er viktig. Etter å ha gjennomført et møte hvor en person er ansvarlig, ville det være dumt å be om en bevegelse om å avbryte. Salgssjef kan spørre om det er noen spørsmål, og etter å ha besvart dem, si bare, "Det er alt jeg ønsket å dekke i dag. Ta noen av disse nye brosjyrene mens du forlater, og bruk dem til å forklare de utrolige fordelene med dette flotte produktet!"
Møter hvor ledere samles for å diskutere problemer og løsninger er et annet eksempel. Ledere har ikke tid til et formelt møte med bevegelser og sekunder, og de trenger heller ikke en. De vet hva møtet handler om, så ingen agenda er nødvendig. Ingen tar minutter. De vil fortsette å diskutere disse problemene ved neste møte, så teknisk kunne de avbryte møtet. Men en formell slutt på møtet ville være vanskelig og upassende. Sjansen er at møtet vil være planlagt for en begrenset tid, for eksempel 30 eller 60 minutter. Når tiden er opp, vil noen si, "La oss velge denne diskusjonen opp neste måned" mens andre er dashing ut døren for å komme tilbake til jobb.
