Hvis du kjøper varer eller tjenester fra en leverandør, har du sannsynligvis en interessert interesse i dine månedlige transaksjoner med disse bedriftene. Det samme gjelder for alle kunder som kjøper varer eller tjenester fra deg som bedriftseier. For å gi en detaljert oversikt over kundens eller kundens månedlige aktiviteter, tilbyr mange bedrifter en kontoutskrift. Selv om noen bedrifter fortsatt sender dem, kan de også leveres via e-post eller en webportal. Dokumentet fungerer som et høflighet, og hjelper kundene dine å balansere egne bøker.
Tips
-
En kontoutskrift er et dokument som viser en kunde en regnskap for hver transaksjon innenfor en bestemt faktureringsperiode.
Hva er en kontoudskrift?
En kontoutskrift gir en liste over kundens transaksjoner for en angitt tidsramme. I likhet med kontoutskriften du mottar for dine egne finansielle transaksjoner, opplyses en forretningsoppstilling over kontoopplysninger start- og sluttdatoen, startbalansen, sluttbeløpet og alle debet og kreditter som skjedde mellom disse to datoene.
Vanligvis sender bedrifter kun en kontoutskrift til kunder som har en konto og har signert de riktige avtalene. Avhengig av dine personlige preferanser kan du bestemme deg for kun å sende kontoutskrifter til de som hadde aktivitet i en gitt måned. Dette er spesielt gunstig hvis du har noen kunder som ikke kjøper fra deg hver måned. Det vil spare deg for den ekstra bekostning av å sende utsagn med nullbalanser.
Formatering av en kontoudskrift
Hvis du aldri har skrevet opp en kontoutskrift, kan du ikke vite hvordan du formaterer det. Den gode nyheten er at det er mange maler tilgjengelig for å hjelpe deg, inkludert noen i Microsoft Word. Det trenger bare å ha ordene "kontoutskrift" øverst og inkludere kundens navn og adresse under "til" og navn og adresse under "fra". Du vil deretter detaljere alle transaksjoner som skjedde i løpet av måneden, inkludert alle kjøp og kreditter, og holde en løpende balanse i kolonnen til høyre når du går. På bunnen, bør det være et samlet beløp på grunn av oppføring, samt instruksjoner om hvordan du betaler.
Hvis kunden din faktureres automatisk, sørg for å gjøre dette klart på uttalelsen. Dette er en opplysningsposisjon. Kundene dine kan behandle en stabel med fakturaer og uttalelser og har ikke tid til å sortere gjennom egne poster for å avgjøre om de har betalt ennå eller ikke. Hvis du må legge ved en regning nederst for å unngå å skrive ut egne utsagn for de som oppbevarer bil, må du være oppmerksom på at regningen debiteres for å unngå duplikatbetalinger.
Hva er en bankerklæring og dens formål?
Når bedrifter utsteder kontoutskrifter, gjør de ofte det som en bekvemmelighet for kundene, selv om det koster ekstra, spesielt hvis du sender det via post. Kostnadseffektiviteten til denne typen høflighet kan være tvilsom, med mindre du kan knytte den direkte tilbake til en økning i kundene som betaler sine regninger til rett tid. Hvis de kontinuerlig mottar varsel om sine transaksjoner sammen med en regning som gjør det enkelt å betale, kan de faktisk overføre betaling i stedet for å sette den av til siden, til de kan sjekke inn i hva de har kjøpt i forrige måned.
På kundens slutt er formålet med en kontoutskrift å gjøre bokføring enkelt. Kundene dine har sannsynligvis en strøm av fakturaer som kommer inn i hver måned, noe som betyr at din er en av mange. Informasjonen du oppgir kan enkelt sammenlignes med egne bøker. I takt med at året går, kan de se på historiske data relatert til virksomheten de gjør med deg, og bruk informasjonen til å angi fremtidige budsjettspådommer.
Oppsummering av kontoeksempler
Det beste eksemplet på kontoutskrift er kontoutskriften du får hver måned. Du får dette for alle dine kontoer, inkludert dine personlige bankkontoer, eventuelle investeringskontoer du eier, dine kredittkort og din egen bedriftskonto. Det har vanligvis en start til sluttdato, en begynnelsesbalanse, en sluttbalanse og en logg over alle transaksjoner som skjedde i løpet av denne tidsrammen.
Som med bedriftens kontoutskrift, kan en kontoutskrift komme med postpost i papirbasert form eller bli vist på nettet. Hvis det er knyttet til kredittkortet ditt, vil du sannsynligvis se en faktura nederst i kontoutskriften som inneholder beløpet du skal betale og forfallsdato. I motsetning til kontoutskrifter kan kontoutskriftet ditt komme selv om du ikke hadde noen transaksjoner for måneden.
Mål for en bankerklæring
Målet med en kontoutskrift er gjennomsiktighet. Kunder ønsker å se alle transaksjonene som er logget på kontoene sine gjennom året. Før nettbanken spores kundene sine transaksjoner i et kontrollregister og avstemte beløpet da det månedlige utsagnet kom i posten. Hvis de glemte å logge en transaksjon, ville de se det på erklæringen og kunne raskt fikse feilen. På samme måte holdt bedriften også oversikt over sine finansielle transaksjoner i papirbaserte ledgers og doblet kontrollert beløpene med månedserklæringen.
Teknologien har forandret alt dette. Nå kan bedrifter og enkeltpersoner logge inn døgnet rundt, og se den siste informasjonen om transaksjoner. Det er ikke nødvendig å fortsette å løpe, men hvis de virkelig vil holde seg oppdatert, kan de sette opp sine kontoer for å varsle dem hver gang en ny transaksjon kommer over. For bedrifter gjør regnskaps- og bokføringsprogramvare det enkelt å opprettholde en konstant oversikt over alle virksomhetsutgifter.
Hva er forskjellen mellom fakturering og fakturering?
Siden kontoutskrifter kan inkludere en regning nederst, kan det lett forveksles med en faktura eller regning. Du kan legge merke til at din månedlige kabelregning f.eks. Har informasjon om de ulike kostnadene, samtidig som du inkluderer en avrivningsskive nederst for at du skal betale betaling dersom du ikke betaler elektronisk. Dette er en regning snarere enn en kontoutskrift fordi den ikke beskriver hver transaksjon som kom over kontoen din i utsagnsperioden.
Men forskjellen mellom fakturaer og regninger kan være enda mer subtil. Vilkårene brukes ofte utveksling, men forskjellen er slik mottakeren refererer til dem.En virksomhet krever ofte en faktura, som er et dokument som viser en persons gjeld til en annen. Det er sjeldent at du ser at en person kaller sin kabelregning en faktura, og når den kommer i posten, er den vanligvis merket som en regning, mens en faktura vanligvis kommer med en overskrift som leser "faktura".
En annen forskjell mellom de to er at en faktura kan ses som en form for kreditt. Kunden har en viss tidsperiode å betale etter at produkt- eller serviceforespørselen er oppfylt. En regning, derimot, skyldes en svært streng frist. Hvis du mottar en regning etter middagen på en restaurant, er fristen umiddelbart. Vannregningen kan imidlertid teknisk betegnes som en faktura, siden du kan ha opptil et par uker til å betale det, noe som betyr at verktøyet selskapet utvider deg som en gjentakende kunde. Det er her forskjellen mellom de to kan være skummel.
Hvor lenge er en månedlig utsagnssyklus?
Regnskapserklæringer følger en faktureringssyklus, som avhenger av preferansene til virksomheten som utsteder dem. En faktureringssyklus er definert som tidsperioden mellom en utsagnsdato til den neste. Det er en klar start og slutt på hver faktureringssyklus, med den nye syklusen sparker inn så snart den forrige er fullført. Hvis utsagn sendes til kunder, vil de vanligvis ikke være i deres hender den dagen syklusen avsluttes, men syklusens start- og sluttdato skrives vanligvis ut på den.
Regnskapssykluser pleier å følge industristandarder, så det kan bidra til å søke rundt. Dine faktureringssykluser kan variere fra 20 til 45 dager, men det kan være lettere å angi kontoutskriften din i 30-dagers rekkevidde. Du kan også velge å følge en månedlig faktureringsperiode ved å sende ut kontoutskrifter, noe som betyr at de enten starter den første dagen i måneden eller den siste dagen i måneden.
Håndtering av sen betaling
Dessverre vil det til og med være minst én kunde som kjører sent på betaling. Du kan sende sen merknader eller til og med plukke opp telefonen og ringe, men ofte kan en kontoutskrift komme inn i spill. Din kunde vil kanskje se nøyaktig hva kostnadene er. Du kan også finne at du er videresendt til en annen avdeling, der de fagfolkene vil ha et sammendrag av elementene som ennå ikke er betalt.
Hvis kontoen fortsatt ikke er betalt over lengre tid, blir det nødvendig å veksle regningen til samlinger. En kontoutskrift kan brukes til å spesifisere nøyaktig hva som skyldes som det er overført til tredjepartstjenesten som vil forsøke å samle inn. Du må også takke for renter for forfalte utbetalinger, som angitt i fakturaen eller den første kontrakten du signerte med kunden. Hvis du noen gang må ta noen til retten, vil en detaljert oversikt over alle transaksjoner være avgjørende.
Elektroniske regnskapsopplysninger
Kunder stoler i økende grad på elektronisk kommunikasjon for alt, inkludert regninger og kontoutskrifter. Du kan sende kontoutskriften din til hver kunde på den angitte datoen, og sjansen er at de vil være fornøyd med det. Noen bedrifter har imidlertid funnet det mer effektivt å sette opp en nettportal. Alle vanlige kunder vil få mulighet til å sette opp et brukernavn og passord. De kan logge inn så ofte som de vil ha tilgang til oppdatert kontoinformasjon, be om produkter eller tjenester, få hjelp med et problem og mer.
Det største negative aspektet ved en portal tilnærming er at det krever ekstra innsats på kundens slutt å sette opp en profil og husk å logge inn. Hvis du ordner ting på denne måten, kan det bidra til at kunder blir varslet når et nytt element er lagt ut. Hvis dette ikke er mulig, kan en e-postbasert elektronisk tilnærming til kontoutskrifter virke bedre.
Uttalelser om kontosikkerhet
Banker innser at identitetstyveri er en reell bekymring for sine medlemmer, og de tar tiltak for å holde informasjonen så sikker som mulig. For bedrifter bør denne samme høfligheten gjelde for kontoutskrifter du sender til dine egne kunder. Vurder tanken til en kriminell og sørg for at hvis regningen ikke ender i feil hender, er informasjonen ikke nok til å begå identitetstyveri.
Dette gjelder også eventuelle elektroniske utsagn du utsteder. Hvis du sender e-post til kunder for å gi dem beskjed om at deres erklæringer er tilgjengelige, kan du tenke deg at en tredjepart får tilgang til den e-postadressen. Er det tilstrekkelig informasjon for en forekomst av identitetssvindel? Hvis du må sende en kundes passord på nytt, må du ikke sende passordet i e-postskjema. I stedet, send dem en lenke som de kan bruke til å sette opp et nytt passord og vurdere å kreve å identifisere informasjon for alle som trenger tilbakestilling. Du kan be om at de kjenner kontoinnehaverens navn, gateadresse, mors pikenavn eller en annen type verifikator.
