Bedrifter registrerer alle regnskapstransaksjoner ved hjelp av ledgers. En generell hovedbok inneholder balansen fra hver konto som selskapet bruker til finansiell registrering og danner den sentrale plasseringen for rapportering av finansielle transaksjoner. Datterselskaper inneholder detaljert informasjon fra utvalgte kontoer. Balansen i hver datterselskap må være lik balansen for den tilsvarende kontoen i hovedboken. Det finnes flere fordeler når selskaper bruker datterselskaper.
Typer av datterselskaper
Selskapene innlemmer flere typer datterselskaper i sine regnskapssystemer. Felles datterselskaper inkluderer en kundefordelingsbokføring og en hovedbokføring. En kundefordelingsbok inkluderer individuelle kontoer som gjelder for hver enkelt kunde. Hvert kredittalg er registrert i den spesifikke kundekontoen sammen med hver betaling. Hver kundekonto inkluderer en nåværende saldo. Nåværende saldoer for alle kunder legger opp til den totale balansen for kundefordringer. Regnskapsføringsboksen inkluderer individuelle regnskap for hver leverandør. Hver faktura mottatt og hver utbetalt betaling er registrert for hver spesifikke leverandørkonto. Hver leverandørkonto inneholder en nåværende saldo. Den nåværende saldoen for alle leverandører legger opp til den totale utestående balansen.
Detaljert informasjon
En fordel ved å bruke et datterselskap inneholder den detaljerte informasjonen som opprettholdes i datterselskapet. Hver leverandør som er oppført i leverandørboksen inkluderer detaljert transaksjonsinformasjon. Storboksen inkluderer hver faktura, datoen mottatt, dollarbeløpet og hver betaling sendt til selgeren.
Styre
En annen fordel ved å bruke et datterselskap, dreier seg om kontrollnivået som et selskap har med den finansielle informasjonen i datterselskapet. En kundefordelingsbok gjør det mulig for kredittforvalteren og kundefordringspersonalet å kontrollere dagens kundebalanser. Når en kunde bestrider et gebyr, kan kunden som mottar kunderegnskapet gjennomgå transaksjonene innenfor den kontoen og avgjøre om tvisten er gyldig.
Begrenset tilgang
Å begrense tilgangen til ansatte på utvalgte kontoer gir en annen fordel ved å bruke datterselskaper. Ved hjelp av datasystemer kan bedrifter begrense medarbeider tilgang til de spesifikke regnskapene de er ansvarlige for. De øvrige ansatte mangler muligheten til å se detaljene i regnskapet i datterselskapet. Dette gjør at selskapet kan opprettholde konfidensialitet angående kunde- eller leverandørkontoer.
