Ikke alle ansatte lever opp til forventningene. Når dette skjer, må du skrive disiplinære brev eller formelt si opp personen skriftlig. Noen ansatte kan falle så langt kort av dine forventninger om at du blir sint, men du må fortsatt skrive disiplinært brev i en profesjonell tone fordi brevet er en firmapost og din måte reflekterer over selskapet. Forbind ikke medarbeiderens mangel på profesjonalitet ved å handle på en uprofesjonell måte selv.
Skriv inn datoen. Hopp over en linje, og skriv inn ansattes navn og hennes hjemadresse på separate linjer. Hopp over en ekstra linje og skriv "Kjære Mr./Ms. (Etternavn)" etterfulgt av et kolon. Selv om du er på fornavn med ansatte, må du gjøre en ekstra innsats for å være profesjonell i en situasjon der medarbeideren krever disiplin. Ved å bruke etternavnet hjelper du også med å opprette avstand, noe som er nyttig når nyheten er negativ.
Begynn brevet ved å forklare til den ansatte at hans ytelse på jobben ikke har levd opp til forventningene, og deretter detaljere problemene med hans ytelse på en profesjonell og unemotional måte. Oppgi dato og klokkeslett for større hendelser som lat eller ulykker. Se noen spesifikke regler som arbeidstakeren har krenket.
Forklar hva som vil skje neste. Hvis du diskuterer medarbeideren, forklar at dette er hennes første advarsel, og at etterfølgende lovbrudd fortjener ytterligere advarsler med mer alvorlige konsekvenser, som for eksempel suspensjon eller avfyring. Hvis du avslutter medarbeideren, oppgi den effektive datoen for oppsigelsen og ytterligere opplysninger hun trenger, for eksempel når du forventer at hun skal forlate kontoret sitt.
Gi kontaktinformasjon i tilfelle han har spørsmål, og redegjør for en klageprosess hvis du har en. Takk ansatte for samarbeidet, og om nødvendig, fortell ham at du ønsker ham godt i fremtiden.
Lukk brevet ved å skrive "Vennlig hilsen", og hopp over tre linjerom. Skriv inn navnet ditt. Skriv brevet på firmanavn og skriv navnet ditt over ditt skrevet navn.
