Dokumentkontrollprosedyrer er avgjørende for å behandle fakturaer for kontokort. De vil bidra til at du på riktig måte registrerer alle fakturaer som skal betales til regnskapsregnskapet og behandler betalinger for fakturaene i god tid. En skriftlig prosedyre for behandling av leverandørgjeld bidrar til å avhjelpe feil i behandlingen og for å unngå sent gebyrer for manglende overføring av betalinger til rett tid.
Date-Stamp fakturaen
Personen som er ansvarlig for åpningen av den daglige posten, bør stämple hver betalingsfaktura mottatt med dagens dato. Date-stamping lar deg spore hvor mye tid det tar å betale en faktura hos firmaet ditt. Personen som stempler fakturaene, bør merke eventuelle betydelige tidsforskjeller mellom fakturautstedelsesdatoen og mottatt dato. Fakturaer sendt uker etter generasjon kan trenge å bli presset gjennom leverandørgjeldsprosessen raskt for å unngå forsinkede kostnader.
Kode fakturaen
Arbeidsgiveren som er ansvarlig for å skape eller administrere utgiften, skriver koden for den aktuelle hovedbokskonto på fakturaen og sammenligner fakturaen med det gjenværende budsjettet for denne utgiftskonto. Hvis hovedbokskonto vil være over det budsjetterte beløpet når du behandler fakturaen, bør medarbeideren inkludere en forklaring på overbelastningen til fakturaen.
Få faktura godkjenning
Ledere er ansvarlige for å gjennomgå og godkjenne alle fakturaer som henhører under deres kontrollområde. Lederen vurderer kodingen på fakturaen for nøyaktighet og en eventuell forklaring av budsjettovertaket for grundighet. Lederen begynner deretter og fakturerer fakturaen slik at regnskapsfører vet at lederen har godkjent fakturaen for betaling.
Forbered sjekken
Revisor vurderer fakturaen for å sikre at de riktige godkjennelsene og forklaringene for overbelastning er inkludert på fakturaen. Revisor dobbeltkolliserer også kodingen på fakturaen og stiller spørsmål om en koding som ser ut til å være feil. Når revisor er fornøyd med godkjenning og koding av fakturaen, utarbeider han en sjekk for betaling.
Forretningskontroller bør inkludere to kontrollstubber: en kontrollstub for utstederen og en kontrollstub for mottakeren. Checkstubben skal inneholde faktura dato, faktura nummer og bedriftskonto nummer, hvis leverandøren tilordnet en. Utstederens kontrollstub kan inkludere generalkodekoding hvis ønskelig. Lag en kopi av fakturaen for dine egne poster og stift utstederens kontrollstub øverst på fakturaen. Fil faktura kopien for å støtte utgiften i tilfelle en revisjon eller for regnskapsforskning.
