Skrive en effektiv ytelsesanmeldelse krever forberedelse. Ikke vent til en uke før gjennomgangen skyldes å begynne å samle inn informasjon. Dokumentere både positiv og negativ informasjon om ansattes ytelse. Fokuser på ytelse, ikke på personlige egenskaper. Din anmeldelse bør inkludere både resultatkravene (hva du trenger medarbeideren til å oppnå) og oppførselskrav (hvordan du trenger den ansatte til å oppføre seg i viktige situasjoner).
Gjennomgangen for en vanskelig ansatt bør inneholde innhold som adresserer ytelsesproblemer, men har en følelse av balanse. Det er viktig å inkludere ytelse som trenger forbedring. Men husk, selv den vanskeligste medarbeider sannsynligvis gjør mer riktig enn feil.
Elementer du trenger
-
Dine notater og observasjoner, inkludert eventuelle oppskrivninger, for den nåværende vurderingsperioden
-
Inngang fra den ansatte
-
Bedriftens ratingblanketter, hvis noen
Skriver anmeldelsen
Forespørselsinngang. Før du begynner å skrive, be den ansatte om å gi en liste over prestasjoner i løpet av forrige vurderingsperiode. Dette vil hjelpe deg med å opprettholde balanse og ikke overse et bidrag som den ansatte gjorde. Det hjelper også medarbeiderne til å føle seg inkludert i prosessen.
Vær spesifikk. Gjennom hele anmeldelsen, oppgi spesifikke atferd og forekomster av ytelse som kommer fra dine observasjoner over tid. Husk at målet med vurderingen er ytelsesforbedring.
Unngå generaliseringer og overdrivelser. Uttalelser som "Du aldri -" eller "Din forestilling er forferdelig" er ikke nyttig eller forsvarlig. Skriv anmeldelsen slik at du, medarbeideren og enhver tredjepart som kan lese det, kunne gi mening om det. Bruk komplette setninger.
Begynn med det positive. Start din anmeldelse med prestasjoner og med høyere rangeringer. Vær spesifikk. Oppgi konkrete forekomster og oppførsel og forsterk dem med din godkjenning.
Adresseområder hvor ytelsen må forbedres. Gi ærlig tilbakemelding. Hold deg til observerbare oppføringer. For hver oppførsel som du ønsker å forbedre, ta en positiv uttalelse om hva du ønsker å ha skje. Uttalelser som, "I fremtiden må du:" eller "Ikke gjør det igjen" gjør dine forventninger klare. Dekk de problemene du mener er den viktigste, men husk at kritikk har en negativ effekt på ytelsen. Ikke opprett en lang liste over mindre brudd.
Lag en ytelsesplan. Hold det realistisk. Sett noen konkrete og målbare mål som medarbeiderne kan fokusere på. Disse kan innebære å utvikle kompetanse eller forbedre ytelsen i forhold til sentrale ansvarsområder eller prosjekter. Hvis ytelsen til den vanskelige medarbeider er seriøs nok til å berettige disiplinære tiltak, dokumentere de fremtidige konsekvensene av fortsatt dårlig ytelse.
Vær forsiktig med at du ikke mikroplaner. Opprett retningslinjer der de trengs, men overdriv ikke det. Vær spesifikk om forventede resultater, men fortell ikke medarbeider hvordan du tar hvert enkelt trinn.
