Et regnskapsinformasjonssystem gir nøyaktig og rettidig finansiell informasjon for intern styringsformål. Mens disse systemene kan inkludere papirhåndbøker og ledgers, er de fleste systemer i dagens forretningsmiljø bygget på regnskapsprogrammer eller applikasjoner. Disse systemene gir økonomiske eller operative rapporter for bedriftseiere å ta avgjørelser. Et regnskapsinformasjonssystem kan også integrere og oppfylle avdelings- og bedriftsmål.
Sentral informasjonssamling
Regnskapsinformasjonssystemer samler informasjon til ulike formål i en bedrift. Store organisasjoner bruker ofte dette systemet til å samle og organisere finansiell og annen informasjon fra flere virksomhetsavdelinger eller avdelinger. Et regnskapssystem kan også være til fordel for organisasjoner med flere nasjonale eller internasjonale steder. Dette systemet muliggjør elektronisk overføring av informasjon fra mange kilder til en sentral plassering hvor regnskapsførere samler og behandler disse dataene. Noen systemer kan også samle inn informasjon i sanntidsformat.
Sjekker og kontobalanser
Regnskapsførere og veiledere bruker et regnskapsinformasjonssystem for å skille opp oppgaver og sikre at kontroller er på plass for ulike regnskapsfunksjoner. Leverandørgjeld, kundefordringer, lønn, avdelings finansielle data, anleggsmidler og innkjøp av hvert arbeid i separate moduler i et avansert regnskapssystem og krever individuelle håndteringsprosesser og prosedyrer. Hver enkelt av disse individuelle modulene mater oppsummerte data i hovedboken, men tillater systemkontroller og balanser underveis. Rapporter kan genereres fra individuelle moduler for å sikre nøyaktighet av data før de sendes videre til selskapets hovedbok.
Forbedre arbeidsflyten
Forbedring av arbeidsflyten i enkelte avdelinger blir ofte et løft ved gjennomføringen av et regnskapsinformasjonssystem. Avdelinger utenfor regnskapet må forstå hvordan kritisk informasjon behandles gjennom selskapets interne økonomiske informasjonssystem av flere årsaker. Kildedokumenter - som fakturaer, innkjøpsordre, kostnadsberetninger for arbeidstakere, tidskort for lønnsinnsats, regninger og formularer for kjøp av anskaffelser - må alle finne veien fra opphavsmannen til regnskapsavdelingen.
Avhengig av programvaren krever regnskapssystemet en rekke opplysninger for ulike deler av prosessen, legg inn manuelt inn i systemet. Dette bestemmer ofte arbeidsflyten fra andre avdelinger når det gjelder å behandle økonomiske data. Prosedyrer og prosesser som klart avgrenser den nødvendige informasjonen, trinnene for å behandle denne informasjonen og godkjenningsprosessen, bidrar til å redusere overflødig arbeid og sikre at regnskapsavdelingen har nødvendige godkjenninger for å behandle økonomiske data.
