Bedrifter og organisasjoner opererer på systematiske måter som reflekterer størrelsen, hensikten, utviklingsstadiet og målene for selskapet. Et organisasjonsdiagram eller org diagram er en visuell representasjon av dette interne systemet og strukturen som gjør selskapets operasjoner og roller enklere å forstå. Siden ikke alle organisasjoner opererer på samme måte, er det forskjellige typer organisasjonsdiagramstrukturer, inkludert funksjonell, matrise, divisjon og flatarki. Hver av disse organisasjonsplanleggingene har et unikt utseende og gir et detaljert øyeblikksbilde av organisasjonens struktur. Organisasjonsdiagrammer er et utmerket verktøy for å visualisere rapporteringsforhold og lagroller i organisasjonen.
Hvorfor organisatoriske strukturforhold
Et berømt sitat fra Hockey Hall of Fame inductee Wayne Gretzky sier at vi savner 100 prosent av bildene vi ikke tar, noe som i sammenheng med hockey, liv og forretning betyr at du ikke kan oppnå et mål hvis du ikke tar handling eller "skutt". _ Et selskaps visjon og oppdrag kan være overbevisende, men uten en klart definert struktur har en organisasjon ingen retning, ingen klare mål og mål for å handle, og mangler derfor 100 prosent av mulighetene for å oppnå suksess. For eksempel, i en tilfeldig organisasjon, kan ansatte og avdelinger ikke forstå deres rolle og betydningen av deres bidrag, noe som kan føre til mangel på moral og utbrenthet. Når et selskap visuelt definerer organisasjonsstrukturen, blir jobben beskrivelser, relasjoner og roller til enkeltpersoner og avdelinger avklart, og nå blir målene mye lettere.
Etter hvert som organisasjonen vokser, må organisasjonsstrukturen for organisasjonen kanskje endres for å gjenspeile endringer i selskapet ettersom den utvikler seg. For eksempel kan en oppstart begynne med et plattarkdiagram, men når de får fart, flyttes til et divisjonsdiagram som nye regioner og sub-merker utvikler seg. Når din nåværende forretningsstruktur ikke gir dine lag til å oppfylle sine mål raskt, kan du søke veiledning for å vurdere om omorganiseringen av strukturen din vil gjenopprette momentum og raskere oppnå dine mål.
Typer organisatoriske diagramstrukturer
Et organisasjonsstrukturskjema ser ut som et kart over forskjellige personer og avdelinger i en organisasjon; Forretningsekvivalenten til et familiegenogram som skildrer forholdet mellom ulike familiemedlemmer. Akkurat som et familiegenografi hjelper oss med å forstå strukturen av en familie og rollene til mennesker i familien, hjelper et organisasjonsstrukturskjema oss til å forstå rollene til enkeltpersoner i et selskap.
Dette er de fire hovedtyper av organisasjonsdiagramstrukturer som kan gjenspeile bedriftens nåværende virksomhet eller hjelpe deg med å omstrukturere til en annen operasjonsmodus:
- funksjonell: Et funksjonsfirma org diagram viser hva de fleste ville forholde seg til byråkratiske eller hierarkiske driftsformer. Dette er en tradisjonell topp-down-struktur med C-Suite øverst, etterfulgt av andre toppledere og mellomledere med mest makt og innflytelse i selskapet. Det er relativt få ansatte oppført på toppen av diagrammet, med flere og flere ansatte eller avdelinger oppført på bunnen av diagrammet. Jo lenger ned du går inn i organisasjonen, jo mindre kraft har folk. Folk er delt inn i avdelinger avhengig av deres funksjon eller ferdighet satt i selskapet. Eksempler på hierarkiske organisasjoner inkluderer militæret, de fleste selskaper og organiserte religioner. En viktig fordel ved en funksjonell struktur er at hver medarbeider og avdeling kun kan fokusere på det de gjør best, uten å bekymre seg for de øvrige arbeidsdelene i organisasjonen. Samtidig kan mangel på kommunikasjon mellom avdelinger sakte fremgang mot organisasjonens overordnede mål, da høyre hånd ofte ikke har noen anelse om hva venstre hånd gjør.
- Matrise: Et matrisefirma org-diagram ligner på et funksjonsstruktursdiagram, bortsett fra at ansatte rapporterer til minst to veiledere, avhengig av situasjonen og prosjektet. For eksempel kan de ha en hovedsjef, men så forskjellige prosjektledere for tre forskjellige prosjekter de jobber for tiden. Dette betyr at de er ansvarlige for rapportering til fire forskjellige personer. Mens dette diagrammet fremdeles viser primært topp-ned-relasjoner, vil du også se horisontale forholdslinjer mellom personer eller avdelinger på samme nivå fordi folk må rapportere til hverandre på bestemte prosjekter. En fordel ved matrisesystemet er at det muliggjør enkel kommunikasjon mellom divisjoner. Men en ulempe med matrise strukturen er at ansatte kan bli forvirret eller overveldet ved å måtte rapportere til så mange forskjellige overordnede samtidig, hver med sin egen ledelsesstil og krav.
- Divisional (inkluderer geografisk): Et divisjonsstruktur for selskapsstruktur gjelder for store selskaper som inkluderer flere merker eller geografiske steder under paraplyen. Gap er et utmerket eksempel på en divisjonsorganisasjon. På deres organisatoriske diagrameksempel er The Gap oppført øverst, og så merkene de håndterer, er oppført på andre nivå i diagrammet, inkludert The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta og Hill City. Hver av disse divisjonene har da sin egen funksjonelle struktur på organisasjonsdiagrammet. Et annet selskap som driver denne måten er Fabletics, med navnet sitt oppført på toppen av diagrammet og deretter deres merkevareavdelinger på den andre linjen, inkludert JUSTFAB, Shoedazzle, og Fabletics og Fabkids, hvor hver divisjon har sin egen funksjonelle struktur. Divisjonsdiagrammer kan inneholde ulike typer organisasjonsdiagramstrukturer under hver divisjon. Mens en divisjon opererer med en funksjonell struktur, kan en annen bruke en matriksstruktur, mens en nyutviklet divisjon er best kategorisert som et flatarki. Styrken i divisjonsstrukturen er at ulike divisjoner i samme selskap har makten til å operere autonomt som organisasjoner. Kommunikasjon mellom divisjonene kan imidlertid være vanskelig, og forskjeller i politikk og prosedyrer kan gjøre medarbeideropplevelser radikalt forskjellige fra en divisjon til den neste.
- Flatarchy: I et flatarki er ansatte velkommen til å bidra med nye ideer eller delta i tenketanker, uansett stilling. Organisasjonskartet ligner fortsatt et hierarki, fordi det er veiledere, men veiledere og ansatte kan bli klumpet sammen i kategorier kalt "flate lag", hvor ideene til alle er like viktige. Bedrifter som Google, Linkedin og 3M ønsker alle sine ansatte velkommen til å delta i innovasjonsgrupper og gi tid til individuell kreativitet og prosjekter som kan være til fordel for hele organisasjonen. I stedet for nye ideer som kommer fra toppen ned, blir nye ideer velkommen fra hvor de er naturlig generert. Flatarkets styrke ligger i det vell av muligheter som åpnes for organisasjonen når nye ideer ikke er begrenset til tankene til et fåtall. Likevel er det nødvendig med en sterk uttalelseserklæring og visjon om å holde alle på samme side for å unngå å forfølge ideer i for mange forskjellige retninger samtidig.
Opprette et organisasjonsstrukturskjema
Når du forstår om organisasjonen din opererer ved hjelp av en funksjonell, matrise, divisional eller flatarchy struktur, kan du opprette et organisasjonsstruktur diagram som gjenspeiler modusen for operasjonen. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw og Insperity OrgPlus er programvare som tilbyr organisasjonsgrafikkfunksjoner som lar deg velge ønsket struktur og deretter bare plugge inn riktig informasjon for hver posisjon, avdeling eller divisjon i organisasjonen. Denne programvaren oppretter automatisk et diagram som du kan bruke til å øke kommunikasjonen og effektiviteten i organisasjonen. Alternativer spenner fra gratis til betalte versjoner, med de gratis versjonene som er mest hensiktsmessige for mindre bedrifter og de betalte som er mer hensiktsmessige for større organisasjoner eller de som ønsker svært tilpasset grafikk.
Ditt ferdige organisasjonsdiagram kan være nyttig for å forklare roller til ledelsen, hjelpe ansatte å forstå veier til kampanjer i selskapet eller kommunisere planer for fremtiden. Noen selskaper bruker diagrammer for dobbelt formål som en bedriftskatalog, komplett med telefonnumre og e-postadresser.
I løpet av en organisasjonsovergangstid kan en rekke organisasjonsstrukturdiagrammer hjelpe deg med brainstorm ved å evaluere hver struktur og hvordan det kan være til nytte for bedriften din - et uvurderlig verktøy for å ta informerte beslutninger fremover.
