Å bli tildelt oppgaven med å ta minutter på et møte, blir sett av noen som en takknemlig oppgave.Imidlertid er det ikke bare nyttig å mastere kunsten å ta effektive møteminutter, for deltakerne kan forstå problemene, diskutere og bli enige om handlingsobjekter, men det kan også hjelpe andre som ikke var ved bordet i beslutningsprosessen. Ikke undervurder kraften og effektiviteten ved å lære å mestre denne skriveferdigheten.
Elementer du trenger
-
Møte dagsorden
-
Liste over deltakere
-
Penn eller blyant
-
Notisblokk eller bærbar PC
-
Lydopptaksenhet (valgfritt)
Start møtet minutter øverst ved å skrive navnet på møtet, sted, dato og klokkeslett det ble holdt.
Oppgi de inviterte deltakere som er til stede ved navn, tittel og avdeling de representerer sammen med de inviterte, men ikke til stede. Oppgi også navnene på inviterte gjestehøyttalere eller presentatører.
Opprett et underavsnitt for hver dagsordre og ta notater ettersom diskusjonen vedrører det aktuelle emnet. Skriv ned nøkkeldiskusjon og, om mulig, forsøk å indikere personens navn knyttet til eventuelle nøkkelpunkter som er gjort.
Etter diskusjon om emnet, skriv ned eventuelle avtalt neste trinn eller beslutninger som gjøres omkring det aktuelle dagsordenselementet for å inkludere anbefalte handlinger av hvem, forfallsdato, ansvarlige personer eller avdeling for gjennomføring, etc. Dette er den mest kritiske delen av minuttopptaket behandle siden noen handlingsplaner fra møtet kommer fra denne delen.
For eventuelle problemer eller diskusjonspunkter som er reist, men ikke løst, legg dem til i en egen del av minuttsidene dine, merket "Uoppløste problemer." Møtedeltakere kan se disse senere, og møteverten kan da bestemme hvordan man best skal håndtere oppløsning av disse elementene.
I slutten av minuttene skriv ned avtalt neste møte dato, tid og sted sammen med annen informasjon som kreves for deltakerne å vite som forberedelse til neste sesjon.
Til slutt, sørg for at alle inviterte deltakere enten presenterer eller ikke mottar en kopi av protokollen. Det er en god tommelfingerregel å prøve å distribuere minuttene innen 24 til 48 timer etter møtet. På den måten hvis noe er unøyaktig eller noen er misquoted, kan den korrigeres mens den er frisk på hver deltakers sinn.
Tips
-
Det er viktig å ha en nøyaktig liste over de som er til stede siden det kan være viktig å vite senere hvem som var til stede og tok del i å ta viktige beslutninger i møtet. Husk alltid å skrive både ditt navn og datoen du tok protokollen sammen med filen Navn sti hvor minuttene kan bli funnet hvis de lagres elektronisk på en datamaskin.
Advarsel
Det er ok å ta stenografi, men prøv å ikke omskrive eller inkorporere dine egne ord, kommentarer eller meninger om hva du tror noen sa, følte eller trodde - skriv protokollen som personen oppgav det.
