Enten du bare volunteered å holde oversikt over aktivitetene under ukentlige stabsmøter eller dine jevnaldrende valgte deg til kontoret for opptakssekretær av et veldedighetsstiftelse, er det viktig at du oppretter klare og presise oppføringer av hva som skjer under organisasjonens møter. Møte minutter tjener som en offisiell oversikt over saker som diskuteres eller handles. Som sådan blir de ofte betraktet som historiske dokumenter. Følgelig kan viktigheten av å ta gode møtel minutter ikke overvurderes, og deltakere vil sette pris på din oppmerksomhet på detaljer, så vel som din profesjonalitet.
Elementer du trenger
-
Roberts Regler for Bestilling Håndbok
-
Medlemskapsliste
Velg en metode for opptak av møterminutter. Veie fordelene og ulempene ved tapetopptak, skrive notater og skrive detaljene for hånd i løpet av møtet. Vurder en feilsikker metode, som en kombinasjon av to av disse metodene. Du kan for eksempel tape oppspillingsmøtet og skrive inn notater på din bærbare eller nettbrett.
Få en kopi av "Robert's Order of Order" eller få tilgang til et online abonnement av denne grunnen på parlamentarisk prosedyre og beste praksis for å gjennomføre og registrere møter. Undersøk det riktige formatet for å registrere møtediskusjoner, bevegelser, sekunder til bevegelser, diskusjon og avstemning. Hvis mulig, få en kopi av boken eller nettstedet tilgjengelig for deg under møtet. Dette vil vise seg å være uvurderlig dersom medlemmer ser til deg for svar på riktig styring, oppførsel, offisielle poster og minutter.
Formater en introduksjon og struktur for dine minutter. For eksempel, oppgi dato, tidspunkt, tjenestemannens navn, sted og formål med møtet i introduksjonen. Møte minutter bør gjenspeile tidspunktet møtet ble kalt for å bestille, samt tidspunktet det ble avbrutt. Formålet med formelle møter kan ganske enkelt være et månedlig medlemskapsmøte; Men hvis du registrerer protokollen til et spesielt medlemsmøte, må du sørge for at minuttene dine nøyaktig gjenspeiler at dette er et møte som organisasjonen vanligvis ikke gjennomfører i løpet av sin normale virksomhet. Mange offentlige organisasjoner kan ringe til spesielle møter for å diskutere konfidensielle forhold, som personellproblemer, som er unntatt fra visse bestemmelser i statens Sunshine Law.
Stå opp når presidenten til organisasjonen eller gruppens leder introduserer deg. Hvis du ikke formelt er introdusert, kan du fortelle deg gruppen og forklare din rolle som innspillingssekretær eller notattakeren. Fortell gruppen hvilke metoder du bruker for å fange møte diskusjoner. På denne måten identifiserer medlemmer deg som den som er ansvarlig for å opprette og vedlikeholde organisasjonens offisielle dokumenter, noe som er spesielt nyttig for medlemmer som ikke kjenner deg eller de som ikke er kjent med organisasjonen og dens praksis. I tillegg fungerer introduksjonen som et forslag om at deltakerne må snakke hørbart, slik at du effektivt kan utføre notatoppgaver.
Be deltakerne å introdusere seg selv mens du raskt noterer navnene deres og hvor de sitter. På denne måten trenger du ikke å stadig be folk om å gjenta navnene sine når du registrerer bevegelser, sekunder og diskusjonspunkter. For eksempel bør du alltid registrere navnet på personen som gjør en bevegelse, personen som sekunder den, og den personen som ringer om avstemning om en bevegelse. Når noen ringer til avstemningen, sier de vanligvis, "Ring for spørsmålet." Gruppens leder spør deretter medlemmene å stemme. Hvis det er diskusjon før avstemningen, skriv inn viktige deler av diskusjonen og noter eventuelle offisielle innvendinger. Dine notater om bevegelser og avstemninger bør også inneholde navnene på ayes, nays og nedleggelser.
Unngå å sette inn subjektive setninger i notatene dine. Ikke tolk hva en høyttaler betyr ved sin tone, bøyning eller ikke-verbale tegn. Møte minutter må være faktuelle og objektive - enhver vridning på en deltakeres uttalelser kan ødelegge integriteten til minuttene dine og stille spørsmål til din evne til å registrere inntil minutter. For eksempel, skriv "John Doe gjorde følgende bevegelse: Lukk skoler på dager der National Weather Service forutsier mer enn fem tommer snø for Jackson, Adams og Madison fylker," ikke "John Doe uttalte uttrykk for at han ønsket at gruppen ville stemme om hvorvidt å lukke skolene på dager når regionale værforhold indikerer dårlig vær og ugjennomtrengelige veier."
Fullfør minuttene dine så snart som mulig etter at møtet avbrytes, mens handlingene fortsatt er friske i tankene dine. Se gjennom notatene dine, lytt til båndopptaket og klargjøre for å utarbeide den endelige versjonen. Hvis du har spørsmål om hva som skjedde under møtet, vennligst kontakt med en offiser eller en leder i gruppen. I noen tilfeller må du kanskje kontakte personen for hvis uttalelser du trenger avklaring.
Gi gruppens leder med det du foreslår, er de siste minuttene; Be om tilbakemelding, spørsmål eller rettelser. Når du får det grønne lyset, utarbeide din endelige versjon og sørg for at minuttene blir formidlet til medlemmene. Bruk organisasjonens foretrukne metode for å distribuere kopier av minuttene, enten via e-post, sneglepost eller personlig levering hvis du er i samme kontorinnstilling med deltakerne.
Tips
-
Hvis møtet ditt inkluderer et innledende rulleanrop, trenger du ikke å be om at medlemmene introduserer seg selv. Ta bare inn navnene på folk som er til stede og skriv navnene på personer som er fraværende. Rulleanrop er generelt en standardprosedyre i formelle møter, som for eksempel med styremedlemmer. Lag et eget notat av hvor folk sitter. Dette blir din "jukse ark", slik at du enkelt kan henvise til folk på navn i minuttene eller adressere dem når du spør noen om å avklare eller gjenta det hun sa.
Selv om møtet er uformelt, er ikke rollen som notattakeren det. Selv for uformelle møter, nærmer seg notatopptaket på alvor og produserer formelle skriftlige notater som presiserer og formelt beskriver møteaktiviteten. Deltakerne vil sette pris på din oppmerksomhet på detaljer.
Advarsel
Avstå fra å bruke en enhet som en smarttelefon for å fange møte notater - det projiserer ikke et positivt bilde, og folk som ikke er klar over evnen til smarttelefoner, tror kanskje du bare spiller på telefonen i stedet for å høre på hva organisasjonens medlemmer diskuterer.
