Opptaksbevegelser i møter er en viktig del av prosessen med å administrere enhver organisasjon. Oppgaven kan være kjedelig, men viktig. Det er opp til sekretæren for møtet å innse at det ikke er viktig å registrere alt som ble sagt, bare det som ble gjort eller bestemt på møtet. Motjoner er spesielt viktige fordi de gir et godt grunnlag for senere handling, og selv folk som deltok i møtet, må kanskje gå tilbake og konsultere protokollen for å huske nøyaktig hva de enighet om å gjøre.
Ta opp de grunnleggende dataene som er relevante for møtet, spesielt dato og navn på deltakerne. Legg merke til enhver som var fraværende og tilstedeværelsen av noen med fullmektig, som representerer de fraværende medlemmer av komiteen.
Noter standardprosedyrene etterfulgt av komiteen, som kan inneholde elementer som bekreftelse av protokollen fra forrige møte, en åpningsmelding (notat som sendte meldingen, ikke innholdet i meldingen), og så videre. Legg også merke til om dette var et regelmessig planlagt møte, eller om det var en spesiell økt som var innkalt for noen uvanlige formål, for eksempel et nødbudsjettmøte.
Fremhev begynnelsen av en bevegelse ved å plassere ordet "MOTION" i store bokstaver eller understreke den, etterfulgt av navnet på den personen som foreslo bevegelsen (for eksempel "MOTION by Colonel Mustard").
Ta opp bevegelsen nøyaktig slik det ble sagt. Bevegelsen kan presenteres i kursiv. Hvis det er en diskusjon om den nøyaktige ordlyden av bevegelsen før avstemningen er tatt, må du ikke registrere debatten, bare presentere det presise språket i den endelige versjonen av bevegelsen (for eksempel "MOTION av oberstens sennep: Utvalget vedtar at Formell censur Professor Plum for å true Mr. Green med lysestaken. ")
Legg inn resultatet av avstemningen. Komiteer kan velge å registrere hvordan alle i utvalget stemte (ja nei, avstå), nummeret uten individuelle beslutninger (bestått 5 til 3), eller bare resultatet (bestått).
