Forslag brev kan tjene som viktige verktøy for å få nye kunder, starte nye prosjekter og øke en bedrift. Fra layout og design til språket som brukes i dokumentet, må bedriftens ledere vurdere alle aspekter av et forslag før det sendes til mottakerens mottaker for å maksimere dokumentets effektivitet. Akkurat som åpningen av et slikt brev er kritisk for å få leseren til å lese gjennom hele innholdet, er de siste setningene i et forslagsbrev også av særlig betydning, da det er de siste ordene mottakeren vil lese før det potensielt kan treffe en beslutning.
Skrive et effektivt forslag
For å skrive et effektivt forslag brev, er det nyttig å begynne med å samle all relevant informasjon du planlegger å inkludere i dokumentet. Dette kan inkludere statistikk, budsjettfigurer, datoer, definisjoner og bedriftens legitimasjon. Du kan også ønske å starte med en oversikt, som er et skriveverktøy som kan hjelpe deg med å planlegge de ulike kategoriene av forslaget ditt.
Innføringen av forslaget bør gjenkjenne leserens interesse og vil sannsynligvis inneholde noen grunnleggende opplysninger om firmaet ditt og hvorfor det er kvalifisert til å utføre den aktuelle oppgaven. Introduksjonen kan også inneholde en bred oversikt over forslagstemaet slik at mottakerne forstår hva de skal lese og hvorfor de skal fortsette å lese. Noen forslag kan også starte med et sammendrag, som er en kort oversikt som oppsummerer hovedpunktene i forslaget. Sammendraget er nyttig for mottakere som er kort tid, men ønsker å få en følelse av hva forslaget handler om.
Hoveddelene i forslaget ditt vil variere avhengig av prosjektet, men kan inkludere seksjoner som diskuterer prosjektets budsjett eller priser, den foreslåtte tidslinjen for prosjektet og risikoen knyttet til prosjektet. Du kan også diskutere materialene som kreves for å fullføre prosjektet, arbeidskraften eller typer arbeidstakere som trengs for å fullføre prosjektet og de anslåtte inntektene eller lederne som genereres av prosjektet.
Det er viktig å skreddersy dokumentet til ditt bestemte publikum mens du skriver et forslag. Språket du bruker vil variere avhengig av publikums ekspertise, samt hvor kjent de er med de tekniske aspektene ved prosjektet.
Før du sender forslaget til en leser, må du alltid omhyggelig redigere dokumentet og fjerne eventuelle stavefeil, grammatiske feil og feilsøkingsfeil. Typer og andre feil kan oppfattes som uprofesjonelle og kan føre til at forslaget blir avvist.
Lukke et forslagstavle
Konklusjonen av et forslag er et kritisk element i det samlede dokumentet. Når mottakeren er ferdig med å lese forslaget, må de siste setningene eller avsnittene stå i hennes sinn. En effektiv konklusjon kan bidra til å forsegle avtalen og føre leseren til å gjøre forretninger med din bedrift. Mens andre deler av forslaget også er viktige for å få godkjenning for å gå videre, er det fornuftig å bruke ekstra tid på de siste setningene for å sikre at forslaget er overbevisende.
I konklusjonen bør du vurdere å gjenopprette forslagets toppnivåpunkter for å understreke de store konseptene, pass på å ikke gjenta ordrett hva du allerede skrev. Denne endelige oppsummeringen skal gi en analyse eller forklaring som forbinder alle hovedpunkter. Du kan også oppfordre mottakeren til å fortsette samtalen ved å tilby å svare på eventuelle dvelende spørsmål eller for å diskutere ideen i større dybde på et senere tidspunkt. For eksempel kan du skrive: "Gi meg beskjed hvis du har flere spørsmål - jeg vil gjerne svare på dem." Noen effektive forslagstegn endes også med en handling til handling, noe som kan skape en følelse av haster og en grunn for at mottakeren skal gå videre med forslaget. Et eksempel på en oppfordring er: "Kom i gang på dette prosjektet i dag ved å kontakte teamet vårt."
