Skriftlige retningslinjer til ansatte er ofte mer nyttige enn verbale instruksjoner. Et brev som inneholder detaljer om en ny policy eller prosedyre, gir ansatte et dokument for fremtidig referanse. I tillegg til å hjelpe dem å huske hvordan man følger en ny prosedyre, oppfyller et direktivbrev det lovlige kravet om å gi offisiell melding om en ny lovpålagt lov. For eksempel, i begynnelsen av 2011, innfører mange byer røykforbud som påvirker arealbedrifter. Det er arbeidsgiverens ansvar å informere arbeidstakerne om hvordan man skal overholde den nye røykepolitikken.
Legg firmaets brevhode i skriveren. Dette direktivet er et offisielt varsel, og brevpapiret vil styrke informasjonsformens formelle karakter.
Skriv inn full dato. Du må alltid inkludere datoen på et direktiv fordi det fastsetter tidspunktet for varsel. Hopp over en linje.
Skriv inn mottakerens navn og hennes adresse hvis direktivet bare går til en person. Hvis det er et teppebrev til alle ansatte, slipper du navn og adresse.
Skriv "Kjære verdsatte ansatte" etterfulgt av et kolon hvis brevet skal til alle ansatte. Skriv inn et bestemt navn hvis det kommer til en person.
Begynn brevet med en direkte setning om hva instruksjonene handler om. Gi relevante opplysninger om politikken eller prosedyren, for eksempel når den trer i kraft og hvem som er berørt av retningslinjene.
Oppgi trinnene for å fullføre oppgaven eller for å overholde den nye policyen. Bruk klart, lettlest språk som ansatte kan følge.
Forklar hvordan denne nye policyen vil gi mottaker (e) nytte og takke for samarbeidet. Forklar hva som vil skje hvis en ansatt velger å ikke overholde direktivet.
Gi passende tidsfrister eller kontaktinformasjon i siste avsnitt. Beskriv metoden for å vurdere ansattes overholdelse, hvis det er aktuelt. Tilbyr å svare på eventuelle spørsmål mottakerne kan ha.
Lukk brevet ved å skrive en respektfull lukking og skrive inn hele navnet og tittelen. Tegn over ditt skrevet navn.
Har en annen veileder lese brevet for å sikre at du ikke har gått glipp av noe.
Send brevet (e). Hvis direktivet er et resultat av en lovendring, bør du vurdere å spørre om signaturbekreftelse fra mottaker (e) for å bevise at direktivet ble mottatt.
