Dokumentasjon av interne kontroller og prosesser kan være utfordrende. Komplekse prosesser presenteres i en lett forståelig stil, og det er ingen enkel oppgave. Du må ha gode kommunikasjonsferdigheter, både muntlig og skriftlig, for å gjøre en god jobb. Fremgangsmåte for å skape god dokumentasjon innebærer intervjuing av ansatte, observasjon, evaluering og organisering. Et viktig aspekt ved å lage dokumentasjon er å tillate endringer senere. Prosesser endres, og derfor må dokumentene også endres.
Intervju medarbeidere. Det er første skrittet i denne prosessen. Ikke ta forutsetninger og still spørsmål til å dobbeltsjekke forståelsen din. Be om at ansatte skal vise deg hva de snakker om. Hvis noen trenger å godkjenne et papir, be om å se det papiret. Noen liker å bruke en kassettopptaker og deretter transkriberer de informasjonen. Dette kan være en god ide hvis noen snakker og viser prosessen på samme tid med mange detaljer. "Vis og fortell" er veien å gå.
Vær oppmerksom på omgivelsene dine. Hvis prosessen er å legge ved fakturaer for å sjekke forespørsler, for eksempel, merk om dette faktisk gjøres. Mange ganger forteller folk deg den riktige måten å gjøre en bestemt prosess på, men det betyr ikke at det er slik det blir gjort. Siden du dokumenterer virkeligheten, kan observere prosessen være verdifull for å legge til god informasjon som ikke er åpenbar i intervjuet. Se på fyllingskap, og merk hvilke papirer folk har på skrivebordet.
Vurder effektiviteten av en prosess mens du dokumenterer den. Hvis du ser prosesser som ikke fungerer eller blir utført to ganger, gjør du en notat av det. Dette er den beste måten for deg å legge til verdi i arbeidsdokumentasjonsprosessene dine. Når du vurderer en prosess, ser du objektivt på det, og du kan komme med forslag til forbedringer. Sørg for å følge protokollen når du gjør anbefalinger. Husk: Hvis prosesser endres på grunn av dine anbefalinger, må du dokumentere de forbedrede prosessene - ikke bare den gamle.
Fildokumentasjon i bindemidler og online i mapper. Å ha maler for å standardisere dokumentasjonen bidrar til å holde det enkelt å lese. Hvert bindemiddel eller mappe skal ha en indeks med informasjon om et område. For eksempel kan du ha et bindemiddel om kontoer som kan betales, der du kan lagre fortellinger og flytskjemaer som dokumenterer prosessen. Du kan ha et annet bindemiddel om Lønn og enda en annen om Kundefordringer. Å skille dokumentasjonen på prosesser kan hjelpe brukerne med å finne informasjon. Ha samme organisasjon på alle bindemidler angående rekkefølge av dokumentasjon, innholdsfortegnelse foran, etc. Dette er svært viktig når endringer må gjøres og et bestemt element må bli funnet raskt.
Tips
-
Bruk Word eller et annet program for å lage dokumentasjonen.
Vurder dokumentasjonsprogramvaren spesifikk for din bransje som kan spare tid på å skrive og organisere. Vurder å gjøre begge fortellinger og flytdiagrammer for å forbedre klarheten Unngå å bruke jargong eller initialer
Andre hensyn inkluderer: Skriv korte setninger og unngå passiv stemme; ikke pynte det eller forutse dommer. For eksempel, skriv ikke om den hyggelige resepsjonisten. Skriv om resepsjonisten. Ikke bruk ekte navn på folk - bruk alltid stillingsnavn og hold dem konsistente gjennom dokumentasjonen. ha en leder eller en veileder lese dokumentasjonen din for å sikre at den er riktig; og vær oppmerksom på konfidensiell informasjon i dokumentasjonen. Ikke vis eksempler på kontrollsignaturer eller vis konfidensiell lønnsinformasjon i den.
Advarsel
Vær oppmerksom på brukerne av dokumentasjonen din. De kan omfatte ikke bare interne personer, men også revisorer og andre interessenter. Dette er veldig synlig. Så sørg for at arbeidet ditt ikke har noen pinlig grammatikk eller stavefeil.
