Enkeltpersoner og bedrifter har en rekke valg når det gjelder arkiveringsutstyr. Noen alternativer gir høy sikkerhet, mens andre kan huse en høy tetthet av filer. Mengden plass du har, følsomheten til filene og din preferanse for fysiske eller elektroniske poster har alle innflytelse på valg av arkiveringsutstyr.
Fysisk arkiveringsutstyr
Arkiveringsskap
De arkivskap er et kontorstifter. Fire skuffer som lar filer lagres sideværte er standard. Ifølge Smead, et dokumentadministrasjonsfirma, er arkivskapene fordelaktige hvis du trenger å beholde poster sikkert. Fordi disse skapene kan låses, kan et selskap begrense tilgangen til sensitive filer samtidig som ansatte og besøkende kan komme inn i rommet.
Ut av alle de fysiske arkiveringsutstyrene, har skap tendens til å være dyreste og ha mest begrenset kapasitet. Smead bemerker at et arkivskap med fire skuffer som tar opp et arkfelt på 6 fot og 24 fot, kan inneholde ca 8.448 mapper.
Åpen hylle
Et alternativ til arkivskap er åpne hyller. Enhetene ligner på åpne bokhyller og er spesielt utviklet for mappens høyde og bredde. Designet tillater brukere Enkel tilgang til filer og kan være enten stasjonær eller være mobil hvis ruller er festet til bunnen.
Åpne hyller sparer på plass og penger. Smead merker at hylle arkiveringsutstyr vanligvis er tre ganger billigere enn arkivskap. Sammenlignet med et arkivskap med fire skuffer, har et syv-tiers åpent hyllesystem 80 prosent mer kapasitet. Mobile hyller kan plasseres i høyere tetthet og tilbyr 405 prosent mer kapasitet enn skap.
Tips
-
Bortsett fra arkiveringsutstyret, trenger du også forsyninger som filmapper, etiketter og sluttfaner for å gjøre et fysisk systemfunksjon riktig.
Digital arkiveringsutstyr
Eksterne enheter
Det er praktisk å bruke datamaskinens interne harddisk for å lagre filer, men du risikerer å miste informasjonen din hvis harddisken er skadet eller fysisk skadet. For å redusere denne risikoen, kan brukere kanskje sikkerhetskopiere data til en ekstern enhet. PC World anbefaler sikkerhetskopiering av kritiske filer til en ekstern harddisk og bruker en minnepinne å overføre filer etter behov.
Tips
-
Brukere kan også sikkerhetskopiere data til en skybasert tjeneste, for eksempel Google Disk eller Dropbox, som ikke krever ekstra utstyr.
servere
Bedrifter som vil ha flere parter til å få tilgang til de samme dataene, vil kanskje investere i en server. Servere fungerer som en sentralt arkiv for mange brukers filer. PC World noterer at bedrifter kan være vert for flerebrukerapplikasjoner - som databaser og enterprise resource planning systems - på serveren. Dette gjør det enkelt for et stort antall personer å ha tilgang til de samme filene. Serverdata kan sikkerhetskopieres til en ekstern enhet eller skyen for ekstra sikkerhet.
Fysiske servere ser ut som en high-end PC. Alternativt kan bedrifter velge en skybasert hosting service - Amazon Web Services, Windows Azure og Rackspace Cloud Services er alle alternativer - som ikke krever en fysisk server.
