Bekreftelse og kopiering av en nyansatte sosial sikkerhetskort i stedet for å skrive ned nummeret er god forretningspraksis. Det kan bidra til å forhindre feil som å utstede W-2 lønn og skatteoppgjør med feil sosiale nummer. Hvis dette skjer, må du rette feilen i postene dine og utstede et nytt W-2-skjema til din medarbeider.
Rett og Reprint
Så fort feilen oppdages, skriv inn riktig nummer i ansattes lønnspost for å forsikre deg om at det ikke skjer igjen. Deretter retter du feilen og skriver ut et nytt W-2-skjema for Social Security Administration og den ansatte. Informer medarbeideren om at siden feilen ikke påvirket inntektsinformasjon, behøver han ikke å sende en endret selvangivelse.
Fyll ut skjema W-2C
Hvis du allerede har sendt inn ansattens W-2-skjema, må du legge inn en endret W-2C-skjema med Social Security Administration. Fyll ut bare toppseksjonen hvis all gjenværende informasjon på skjemaet er riktig. Skriv inn bedriftsnavnet og kontaktinformasjonen i boks A, ditt føderale arbeidsgiveridentifikasjonsnummer i boks B og skatteåret i boks C. Skriv inn ansattes korrekte SSN i boks D. Sett et merke i boks E for å angi nummeret du har oppgitt er et korrigert nummer og angi feil nummer - nummeret du opprinnelig rapporterte - i boks F.
