Roberts ordningsregler er den endelige veiledningen for hvordan man skal gjennomføre et offentlig møte. Først skrevet av Henry Martyn Robert i 1876, er boka og dens senere utgaver basert på dagens parlamentariske prosedyre.
Referatene til et møte er de offisielle dokumentene om hva som skjedde i det møtet. De er dokumentasjon av forslag, stemmer og utvalgsrapporter. For det meste er protokollen en oversikt over hva som gjøres på hvert møte, i stedet for det som er sagt.
I følge Robert's Order of Order bør møtet minutter leses og godkjennes i begynnelsen av hvert etterfølgende møte. Hvis det er uvanlig lang tid mellom møter - eller hvis lesing av protokollen er upraktisk - kan protokollen godkjennes, med samtykke fra organet, av formannen og styret.
Send inn minutter for godkjenning.
Vanligvis kan en feil i minuttene bli opplyst av stolen. Han vil informere korrigeringen uformelt.Hvis det er noen tvist om korreksjonen, bør det avgjøres om man skal godkjenne den foreslåtte endringen i protokollen.
Oppgi et detaljert notat hvis en feil i minuttene må korrigeres.
Korrigere teksten til protokollen som ble godkjent. I henhold til Roberts ordrebekreftelse skal protokollen fra møtet der korrigeringer er gjort, angi protokollen (fra forrige møte) "ble godkjent som korrigert."
For å rette en feil i minuttene etter at de allerede er godkjent, må et medlem gjøre et forslag til "Endre noe tidligere vedtatt".
Skriv inn den nøyaktige formuleringen av bevegelsen til "Endre noe tidligere vedtatt" i protokollen fra møtet hvor bevegelsen var oppe - og om det ble akseptert eller nektet.
