For at kommunikasjonen skal være effektiv, bør den inneholde syv nøkkelelementer. Kommunikasjon behandles muntlig eller skriftlig av et publikum. Publikum kan bestå av en person eller tusen. Når du vil effektivt kommunisere en melding til noen eller til en gruppe mennesker, enten det er snakkes eller skrevet, inkluderer disse elementene i meldingen.
Struktur
Kommunikasjonsprosessen skal inneholde en god struktur. Dette kommunikasjonselementet består i å skape en åpning, en kropp og tett for taler og brev. En åpning informerer publikum om emnet, kroppen forklarer det og avslutningen knytter det hele sammen.
Klarhet
Det andre elementet i kommunikasjonsprosessen er klarhet. Meldingen som en høyttaler gir, må være klar slik at publikum kan forstå emnet og dens formål.
Konsistens
Konsistens er også et viktig element i kommunikasjon. En person som kommuniserer med en melding, må sørge for at den ikke inneholder uoverensstemmelser som vil føre til forvirring til lytterne.
Medium
Middels refererer til måten en melding kommuniseres på. Meldinger kommuniseres på mange måter, blant annet gjennom brev, telefonsamtaler, notater, taler, talemeldinger og gjennom fjernsynsutsendinger. Å velge riktig medium for kommunikasjon er viktig og bør velges i henhold til budsjett og formål. Når du velger et medium, bestemmer du den beste og mest kostnadseffektive måten å få meldingen på tvers av.
Relevans
Et annet viktig aspekt av kommunikasjon er relevans. Bestem om meldingen du gir er relevant for publikum som mottar den. Hvis meldingen handler om finansstatistikk, sørg for at publikum forstår de forhold og data du presenterer.
Primacy and Recency
Et publikum forstår ikke alltid en hel melding, men kan i stedet huske detaljer bare fra begynnelsen og slutten av en tale eller samtale. Dette konseptet kalles "forrang og nyhet". Når du kommuniserer en melding, behold dette elementet i tankene. Tilbyr de viktigste detaljene du vil at publikum skal forstå i begynnelsen og slutten av meldingen.
Den psykologiske regelen av Seven Plus eller Minus Two
Ifølge Lee Hopkins, en forretningskommunikasjons forfatter, mener psykologer at mennesker beholder informasjon i hjernen deres i klynger. På grunn av dette ble denne regelen opprettet og sier at når som helst kan folk bare huske mellom fem og ni stykker informasjon på en gang. Dette beregnes ved å begynne med de syv og legge til eller subtrahere to.
