Ingen liker å gi dårlige nyheter, spesielt til ansatte. Men når virksomheten er nede, er det ofte nødvendig å legge folk av eller redusere timer. Disse meldingene er spesielt vanskelige å skrive i et brev fordi det kan virke som om det er uansett hvordan du oppgir fakta, mottakerne vil bli sint og opprørt. Heldigvis, med litt planlegging kan du skrive et brev som lar ansatte nedover lett og hjelper dem å forstå den vanskelige naturen av din beslutning om å redusere timene sine.
Skriv inn datoen. Hopp over et mellomrom. Hvis du personliggjør et brev til hver enkelt medarbeider, kan du bruke postfusjonen i tekstbehandlingsprogrammet for å legge til navnene og adressene. Alternativt kan du utelukke den indre adressen helt og skrive et generisk brev dersom du bare har for mange ansatte til å lage personlige kopier.
Åpne brevet ved å skrive "Kjære (Sett inn ansattes navn)" etterfulgt av et kolon. Hvis du skriver et generell brev, skriv "Kjære verdsatt ansatt" etterfulgt av et kolon.
Start brevet ved å gi bakgrunn. Forklar at selskapet mister penger og hva du har forsøkt å gjøre for å motvirke tilbakegangen. Skriv i klart språk, men i nok detalj slik at de ansatte forstår at selskapet går gjennom tøffe tider. Ikke nevner de reduserte timene i første ledd, fordi de ansatte da vil sannsynligvis bare slutte å lese og du vil miste muligheten til å forklare situasjonen eller forsøke å beholde sin goodwill.
Forklar reduksjonen i timer i andre ledd. Vær spesifikk. Hvor mange timer kan arbeiderne forvente å miste hver uke? Når kommer de tilbake til deres normale tidsplan, hvis det er aktuelt? De ansatte vil ha mange spørsmål og adressere dem nå, for å hindre forvirring og telefonsamtaler til kontoret.
Understreke de gode nyhetene, hvis noen. For eksempel, hvis du reduserer timer for å unngå å legge noen av, oppgir du det. Hvis du har en strategi som du tror vil få virksomheten din tilbake i svart snart, la ansatte få følelsen av optimismen. Selv om de gode nyhetene er relativt små, vil det hjelpe medarbeideren til å føle at du har sitt beste for deg.
Gi opplysningsinformasjon i siste avsnitt. Hvis medarbeiderne trenger å gjøre noe slik som å fylle ut ekstra papirarbeid, la dem få vite det. Tusen takk for at du har med deg i denne vanskelige prosessen.
