Finansielle rapporter til aksjonærer, markedsføringsplaner og kvalitetsvurderinger er alle eksempler på rapporter skrevet for virksomheter. En kort rapport er akkurat som alle andre rapporter, men med færre sider. Den skal angi hovedrapportens mål, oppsummere bakgrunnsinformasjonen, vurdere alternativene og anbefale en vei videre. Behandle rapporten som et prosjekt - plan for det, skriv det deretter i en klar og enkel stil. Kort er bra, fordi det er mer sannsynlig at opptatt eller uinteressert, men viktige parter vil lese det.
Planlegger
Møt med overordnede for å klargjøre kravene, fordi de vil bestemme rapportens format og innhold. For eksempel vil en prosjektevalueringsrapport ikke bli strukturert på samme måte som en markedsplan eller en finansiell rapport.
Undersøk bakgrunnsmaterialet, inkludert dokumenter gitt til deg når du ble tildelt skriftlig oppgave og materiale som du samler uavhengig av Internett, biblioteket og fra møter og samtaler med interessenter (for eksempel forretningsenhetsledere, leverandører og kunder).
Forbered rapportmalen, inkludert et sammendrag, en introduksjon, seksjoner for alternativer og forslag til løsninger, anbefalinger og en konklusjon.
Innhold
Skriv introduksjonen. Vanligvis ikke mer enn et avsnitt, bør innledningen angi rapportens mål og identifisere nøkkelproblemene. Det bør være en veiledning for resten av rapporten, men bør ikke oppsummere den. For eksempel kan den første linjen være: "Formålet med denne rapporten er å undersøke løsninger for de pågående kvalitetsspørsmålene i vårt produksjonsanlegg," etterfulgt av en oppsummering av hovedproblemene.
Monter rapportens kropp. I produksjonsanleggets eksempel kan seksjoner inneholde tekniske detaljer, en liste over alternative løsninger sammen med en kostnads / nytteanalyse for hver og anbefalinger. En forretningsplan ville ha et annet sett med seksjoner, for eksempel markedsundersøkelser, konkurransedyktig analyse og økonomiske prognoser. Uansett formatet, bør delene være i logisk rekkefølge, slik at leseren ikke trenger å vende frem og tilbake for å finne ut innholdet.
Konkluder rapporten ved å referere tilbake til rapportmålene. For eksempel for produksjonsanlegget kan konklusjonen være en gjennomføringsplan for den anbefalte løsningen. For en finansiell rapport kan konklusjonen være forretningsperspektivet.
Oppgi referansene som er oppgitt i teksten, ved å identifisere publikasjonen de kom fra, tittelen, forfatteren og datoen. Oppgi andre relevante kilder i en bibliografi eller ressursavdeling.
Skriv inn sammendraget. Oppsummere rapporten i omtrent et avsnitt eller to, slik at en opptatt leder kan forstå hovedpoengene og skumme gjennom detaljene senere. For en finansiell rapport, kan sammendraget bare være en tabell som viser nøkkelsalg og resultatutvikling.
Forbered en forsiden med rapportens tittel, dato og forfatteres navn og tilknytning. Ta med innholdsfortegnelse for rapporter som er lengre enn 15 sider.
Adresse overføringsbrevet til en person (en leder eller en kontraktsfører), ikke til en avdeling. Identifiser de viktigste anbefalingene i rapporten, oppgi kontaktinformasjonen din og oppgi vedleggene.
Tips
-
Tabeller, diagrammer og detaljerte beregninger skal plasseres som vedlegg, men nøkkelferdene skal inkorporeres i hovedrapporten.
