Tolking av forretningspolitikker innebærer vanligvis å forklare selskapsprosedyrer, ofte skrevet på byråkratisk språk, til kunder som allerede er irritert og opprørt. Ved å anerkjenne sin frustrasjon og bruke vanlig og vanlig språk for å beskrive hva som kreves av kunden, fortsetter kundeservicerepresentanter å diffundere en anspent situasjon, maksimere muligheten til å gjennomføre en vellykket transaksjon og gi tips til annen informasjon, for eksempel brosjyrer, nettsider lenker og andre telefonnumre for hjelp og støtte.
Sikkerhetskopiere forretningspolitikken ved å beskrive hvordan det hjelper til med å strømlinjeforme forretningstransaksjoner som faktisk hjelper kundene i det lange løp. Gi detaljer om hvorfor endringer i tidligere retningslinjer gjør gjeldende policy mer fordelaktig når det gjelder langsiktige gevinster. Oppgi eventuelle lover, studier, tilbakemeldinger fra kunder eller konvensjonell forretningspraksis som styrker gjennomføringen av forretningspraksis.
Involver kundene i tolkningen av enhver forretningspolitikk. Be om ærlig tilbakemelding om hvordan reglene påvirker deres virksomhet. For eksempel, skriv inn innspill med online undersøkelser ved hjelp av gratis programvare som Qualtrics, Zoomerang eller SurveyMonkey. Publiser dine funn slik at kundene kan se at du har tatt tilbakemelding på alvor og har til hensikt å handle på deres forslag. For eksempel kan redusering av kundetidstimene påvirke kundens virksomhet negativt, men redusere de totale kostnadene, slik at fordelene ved slike retningslinjer må gjøres klare eller det oppstår misnøye.
Forklar alternativer. Hvis den nåværende tolkningen av forretningspolitikken for din organisasjon gjør det umulig for en kunde å gjøre forretninger med deg, undersøk alternativer, spesielt hvis kundekontoen presenterer lukrative muligheter eller viser betydelig lojalitet. Unngå å skade bedriftens omdømme ved å ta en fast holdning uten å vurdere andre muligheter. For eksempel foreslå andre alternativer for å håndtere kundeforespørsler, for eksempel sosiale medier, inkludert wikier, blogger og fora. Utdanne kunder på opplæringsmuligheter og ressurser som er tilgjengelige på selskapets nettside for å utsette og motvirke misnøye med forretningspolitikken.
La strenge tolkning for gjennomføring dersom kunden motstår. Foreslå en implementeringsdato som tillater kundetiden å tilpasse seg din nye policy og håndheving av en gjeldende policy. Forsikre deg om at tilstrekkelig dokumentasjon og elektroniske støttesystemer eksisterer før du eliminerer telefonstøtte for produkter og tjenester. Å sikre kundetilfredshet innebærer validering av at nye støttemekanismer møter behovene hos eksisterende kunder og fremtidige kunder. Gi seminarer, opplæring, workshops og andre former for støtte til å tolke bedriftens forretningsretningslinjer før du avslutter en tjeneste som påvirker kundens virksomhet.
