Kundeservicerepresentanter er ansatt i nesten alle bransjer. De tjener som kontakter mellom selskapene eller organisasjonene de jobber for og deres kunder. Kundeservicerepresentanter arbeider via telefon, brev eller Internett for å svare på henvendelser, gi informasjon, håndtere klager, gi veiledning, justere eller oppdatere kontoer og forsøke å løse problemer. De kan spesialisere seg i et bestemt område som fakturering eller teknisk støtte. Tjenestene til kundeservicerepresentanter varierer avhengig av arbeidsgivernes natur. Fordi kundeservice påvirker ryktet og fortjenesten til bedrifter, er det viktig for kundeservice representanter å bruke de mest kjente rutinene for å holde kundene fornøyd, glad og tilbake for mer.
Svar kundeforespørsler eller forespørsler omgående. Hvis du ringer, svarer du så snart som mulig eller rerouter samtaler for å sikre at kundene får den hjelpen de trenger i tide.
Gi en vennlig hilsen og gi et godt førsteinntrykk med en kunde. Bruk kundens navn når det er hensiktsmessig for å sikre en personlig opplevelse. Behandle kunden rettferdig, høflig og respektfullt. Vær høflig og smil.
Lytt nøye og høflig til kundens forespørsler, problemer eller spørsmål. Tillat kunden å lufte, dele informasjon eller stille så mange spørsmål som han trenger.
Med vennlig hilsen beklager og anerkjenner problemer når det er nødvendig. Få en forståelse av hva kunden trenger og bestemme en handlingsplan. Still spørsmålene som er åpne for å avgjøre hva kunden trenger.
Løs situasjoner eller svar på spørsmål i tide. Hvis det oppstår et problem du ikke kan fikse eller ikke vet svaret på, få hjelp fra en annen kundeservicerepresentant eller en veileder. Bruk verktøyene som ledelsen tilbyr for å møte kundens behov. En refusjon, erstatning, ekstra assistanse eller gave kan være i orden. Alle problemer kan ikke løses med refusjoner. Gi et alternativ hvis løsningen ikke er tilfredsstillende for kunden.
Tilbyr løpende tjeneste eller hjelp. Når et problem er løst, la kunden vite at avdelingen din er tilgjengelig for fortsatt hjelp eller kompetanse.
Følg med problemer eller krav omgående. Opprettholder løfter, overvåk utviklingen av multistep-løsninger og sørg for at problemene løses helt.
Gi kunden en vennlig avsluttende hilsen. Opprett et positivt og varig minne slik at kunden vil ønske å returnere eller bruke selskapets tjenester igjen.
Tips
-
Vær så kunnskapsrik om virksomheten eller produktene som du kan. Å forstå produktene eller tjenestene og hvordan de jobber, er viktige når du hjelper kunder og svarer på spørsmål.
Advarsel
Hold kunden informert. Hvis et problem ikke kan løses raskt, må kunden få vite det. Gi informasjon som vil appease en misfornøyd kunde. Ikke lover resultater som er umulige å oppnå.
