Prosjektplanen adresserer direkte til en av de tre hovedkomponentene i et prosjekt: tid. Formålet med prosjektplanen er å skissere start- og sluttdato for prosjektaktiviteter. Prosjektplanen er en levende komponent; Som elementer i et prosjektforandring, må også prosjektplanen. Imidlertid, som med mange prosjekter, blir den opprinnelige prosjektplanen referert til som en basislinje når tidsplanene utvides og kontrakt.
Elementer du trenger
-
Projekt omfang uttalelse
-
Prosjektledelsesplan
Ta med informasjon som finnes i prosjektets omfangsoppgave. Dette dokumentet identifiserer begrensninger og andre faktorer som kan påvirke utviklingen av prosjektplanen. Eksempler er prosjektmål, leveranser og spesifikasjoner. For eksempel, hvis prosjektet krever opprettelse av et nytt merke av vin og vinen må sitte i eikebakgrunn i et år før flasking, påvirker denne informasjonen direkte opprettelsen av prosjektplanen.
Faktor i datofølsomme krav når du oppretter prosjektplanen. I mange tilfeller, enten fra internt trykk eller eksterne kilder, må prosjektleder ta hensyn til vanskelige og raske tidsbegrensninger. For eksempel, for at prosjektet skal holde seg under budsjett, må prosjektlederen fullføre det innen utgangen av kalenderåret for skattemessige formål. Datoen for skatteberegninger er pålagt av den føderale regjeringen og må tas med i utformingen av prosjektplanen.
Ta hensyn til innholdet i prosjektstyringsplanen i opprettelsen av prosjektplanen. Prosjektstyringsplanen består av planen for styringsplanen, kostnadsstyringsplanen, prosjektstyringsplanen og risikostyringsplanen.
Prosjektforvaltningsinstituttet definerer de ovennevnte planene som følger: Planleggingsplanen fastlegger kriterier og aktiviteter for å utvikle og kontrollere prosjektplanen. Kostnadsstyringsplanen beskriver formatet og etablerer aktiviteter og kriterier for planlegging, strukturering og kontroll av prosjektkostnadene. Prosjektets omfangsplan beskriver hvordan prosjektets omfang skal defineres, utvikles og verifiseres, og hvordan arbeidsavbruddstrukturen skal opprettes og defineres. Risikostyringsplanen beskriver hvordan prosjektrisikostyring vil bli strukturert og utført på prosjektet.
Med ovennevnte informasjon er prosjektlederen rustet til å lage en tidsplan som gir ham et realistisk bilde av hva som kan forventes for prosjektets varighet.
Opprett en WBS (arbeidsavbrudd struktur). Dette dokumentet er en hierarkisk liste over arbeid som skal utføres av prosjektgruppen for å oppnå suksess når det gjelder å oppfylle prosjektmål og resultater. WBS er der prosjektleder kan se den virkelige detalj av hva som må gjøres. Lenger ned i WBS er det som kalles "arbeidspakker", som bare er en gruppering av detaljerte oppgaver som må oppnås. Nøkkelen med WBS er her hvor prosjektlederen kan se hvilke arbeidspakker som skal fylles ut på hvilke tidspunkter og hvilken innvirkning en pakke har på en annen som det angår planlegging.
Tips
-
Kommuniser prosjektplanen til lagmedlemmer, spesielt prosjektsponsor og de som er en risiko for prosjektet, for eksempel administrerende direktører, valgte embedsmenn og alle som kan forsinke prosjektet.
Identifiser med en gang datoer som ikke kan forhandles og utvikle prosjektplanen din rundt dem. Dette vil ikke bare gi prosjektleder en god ide om tidsutfordringer, men hvis det er slike uutviklede begrensninger, må prosjektlederen kanskje enten oppmuntre til endring i prosjektets omfang eller be om ytterligere ressurser for å få det gjort i tide.
Mens en prosjektleder sikkert kan lage en prosjektplan med blyant og papir, bør det tas hensyn til bruk av programvare for å automatisere denne prosessen. En rekke programmer er tilgjengelige i pris fra gratis til et par hundre dollar.
Advarsel
Planer, uavhengig av prosjektet, har en tendens til å glide på en måte eller en annen. Identifiser hva som har råd til å skyve og hva som ikke kan. Kommuniser prosjektplanleggingsproblemene som de kommer opp med kjerneprosjektlaget, men spesielt med prosjektsponsor som de vil sette pris på, ikke å bli overrasket.
