Når bedrifter først begynte å bruke datamaskiner i store mengder, fortalte pundits det kommende "papirløse samfunnet." Datrevolusjonen har fortsatt en måte å gå for å levere på det bestemte løftet. Ikke desto mindre fortsetter tradisjonelt papirbaserte prosesser - både forretningsmessige og personlige - å migrere til mer datastyrt form, og av noen meget gode grunner.
dokumenter
Datamaskinen har gitt stor enkelhet og fleksibilitet til opprettelse og redigering av dokumenter. I motsetning til en skrivemaskin tilbyr datastyrt tekstbehandlingsprogram et nesten ubegrenset valg av stiler, skrifttyper og formater for dokumenter. Typefeil kan enkelt korrigeres på skjermen uten behov for korrekturvæske eller korrigeringsbånd. Hele tekstblokkene kan enkelt kopieres fra ett dokument til et annet uten at det må skrives på nytt. Bilder og annen grafikk kan inkluderes i dokumentet med svært liten innsats.
Deling
Deling dokumenter med et datasystem er enkelt. Det er ikke nødvendig å lage fysiske kopier av dokumentet, og deretter e-post eller faks dem til mottakerne. Et dokument på fil i et datasystem kan deles med alle andre som har tilgang til det systemet ved å få dem til å vise dokumentet på egen datamaskinskjerm. Dokumenter kan deles utenfor firmaet ved ganske enkelt å legge dokumentet til en e-post som sendes til mottakeren.
filing
Formålet med arkivering er ikke bare å lagre dokumenter, men også gjøre dem lett tilgjengelige. Datamaskinen utmerker seg på en slik måte at det enkle arkivskapet aldri kunne. Dokumenter som er arkivert i et datastyrt system, blir automatisk indeksert av datamaskinens filkontrollsystem. Disse indeksene oppdateres automatisk og vedlikeholdes av systemet, uansett hvor ofte dokumentet kan flyttes eller redigeres. Dokumenter kan til og med være plassert ved å ha datamaskinen søk mange dokumenter for bestemte ord eller setninger. I tillegg kan datastyrte arkiveringssystemer lagre et stort antall dokumenter i en liten brøkdel av plassen som kreves av fysiske arkivskap.
funksjonalitet
Langt fra å være en elektronisk representasjon av et statisk papirdokument, kan et elektronisk dokument bli en virkelig interaktiv enhet. En elektronisk versjon av et utfyllingsskjema kan for eksempel tillate innføring av data direkte i dokumentet med sanntidsfeilkontroll og verifisering. Beregninger og funksjonalitet kan bygges direkte inn i dokumentet. Eksempelvis kan en eksisterende kunde bli oppført på et elektronisk dokument ved å ha dokumentet bruk datamaskinens kundedatabasefil, slik at brukeren bare kan velge kundens navn fra en liste over alle kunder i filen. Logikken som er innebygd i dokumentet, overfører automatisk kundens informasjon til dokumentet, inkludert adresser, kunderegnskapstall eller annen ønsket data.
Sikkerhet
Den fysiske sikkerheten til et selskaps filer er av største betydning. Filene må sikres mot fysisk skade eller ødeleggelse. Tilgang til filer av uautorisert personell må også forhindres. Et datastyrt arkiveringssystem forenkler disse oppgavene. Kopier av datastyrte filer kan enkelt opprettes og lagres på ulike steder, både i flere dataplattformer i nettverket eller på flyttbare datamedier for fysisk lagring utenfor stedet. Filer i datasystemet kan også krypteres for å gjøre dem uleste av dem uten autorisert tillatelse for å se filene.
