Forretningsrapporter blir ofte plassert i en holdbar plastbinding eller bundet ved hjelp av en spiral- eller kambinding for å sikre at de holder opp til flere lesere. Rapportformatet som forretningsfolk bruker for bundet rapporter kalles "manuskriptformat." En rapport i manuskriptformat inneholder flere seksjoner: en tittelside, et sendebrev, en innholdsfortegnelse, et sammendrag, en introduksjon, en bakgrunn av problemet eller situasjonen, en diskusjon, en løsning, en konklusjon, et arbeid som er sitert, og vedlegg.
Start rapporten ved å opprette en tittelside. Tittelsiden kan formateres på flere forskjellige måter, men den må inneholde tittelen på rapporten, navnet på forfatteren, mottakerens navn og datoen.
Opprett brev av transmittal. Selv om rapporten kan ha flere mottakere, sendes brev av overføring til lederen til komiteen eller den høyest rangerte personen. Brevet av transmittal introduserer oppdraget og dekker de viktigste punktene. Dette fungerer som et forhåndssammendrag for mottaker av rapporten.
Skriv rapportens kropp, fra og med introduksjonen. Introduksjonen beskriver formålet med rapporten, problemet du diskuterer og omfanget av problemet. For eksempel, hvis temaet i rapporten er mangel på parkering på arbeidsplassen din, vil du beskrive parkeringsproblemet, grunnen til at firmaet må løse problemet og hvilke parkeringsplasser du diskuterer.
Lag en seksjon som heter bakgrunn og formål som vil diskutere relevant bakgrunnsinformasjon. Mottakeren av rapporten kan allerede være oppmerksom på denne informasjonen, men inkludert den vil gi resten av komiteen en grundig oversikt, samt vise kjennskap til emnet. For parkeringseksemplet kan du diskutere det faktum at partiene var tilstrekkelige da du startet, men siden selskapets fusjon i 2004 har de nye ansatte hatt problemer med å finne parkering.
Skriv en del som diskuterer de ulike løsningene på problemet. Ledelsen vil være informert om alle mulige løsninger, eller alle mulige årsaker i tilfelle en analytisk rapport, til problemet. Dekke hver løsning eller forårsake detaljert og gi bevis for hver.
Beskriv den beste løsningen eller den mest sannsynlige årsaken. Hvis du fortaler en løsning, gi et budsjett og en tidslinje for løsningen, slik at ledelsen har et klart bilde av alle pengene og arbeidet som er involvert i implementeringen av løsningen. Hvis du beskriver en mest sannsynlig årsak, forklar hva som kan ta for å ta opp årsaken.
Skriv en konklusjon som oppsummerer rapporten, og gjentar behovet for å implementere din beste løsning eller adressen til den mest sannsynlige årsaken. Gi opplysningsinformasjon, for eksempel relevante datoer for møte for å stemme på løsningen eller annen møteinformasjon.
Opprett et arbeidssiterte avsnitt som viser alle kildene dine. Dette vil tillate ledelsen å lese mer om problemet eller for å bekrefte fakta.
Plasser eventuelle vedlegg, for eksempel en kopi av en undersøkelse eller en detaljert skjema, på slutten av rapporten.
Opprett sammendraget etter at rapporten er skrevet. Deretter plasserer du sammendraget direkte bak innholdsfortegnelsen i rapporten. Sammendraget bør være omtrent 1/10 av lengden på rapporten, og skal være en omfattende oversikt over hele rapporten. Formålet med sammendraget er å gi et grundig sammendrag av hele rapporten til komiteen.
Skriv inn innholdsfortegnelsen sist, men legg det bak bokstaven for transmittal. Når du er ferdig med rapporten, skriver du inn alle de store overskriftene og underposisjonene og legger dem på innholdsfortegnelsen sammen med sidens nummer.
Bind inn rapporten Hvis rapporten bare blir lest en eller to ganger, vil et klart plastdeksel med glidelås se profesjonelt og være holdbart nok til noen bruksområder. Hvis rapporten må være mer holdbar, ta den til en kopi butikk og be om å få den bundet. Kopibutikken kan legge et høykvalitets plastdeksel på rapporten og sette inn en binding på den. Et kam-bindemiddel er et passende, billig alternativ, men en spiralbinding vil være det mest holdbare og attraktive valget for bare noen få dollar mer.
