Effektive kommunikasjonsplaner gir verdier til organisasjoner og gjør ofte forskjellen mellom suksess og feil i programmer. Men hva er en effektiv kommunikasjonsplan? Kommunikasjon er definert som "en prosess hvor informasjon utveksles mellom enkeltpersoner gjennom et felles system med symboler, tegn eller oppførsel." Effektiv kommunikasjonsplanlegging bidrar til å overvinne hindringer ved å lage et felles språk og utforme meldingen. Disse planene hjelper til med å organisere et nøkkelmeldingshierarki og finne konkrete opplysninger om publikum når det gjelder tidspunkt og levering.
Planlegg å kommunisere effektivt
Effektive kommunikasjonsplaner satte scenen for å håndtere meldingen, oppnå resultater og måle suksess. Planene identifiserer grunnleggende om hvem, hva, hvor, hvorfor og hvordan for et kommunikasjonsprosjekt, program eller selskap. Å lage en plan tvinger deg til å tenke på dine mål og forutse reaksjoner, inkludert barrierer, før du går offentlig. En kommunikasjonsplan fokuserer også din innsats ved å gi kontekst, sette prioriteringer og utvikle tilpasning. Det gjør at du kan utvikle en konsistent melding som bygger momentum og er skreddersydd for mediet som brukes.
Bygg opp planen
Mens kommunikasjonsplanene varierer i størrelse, avhengig av omfanget og hensikten, er det noen viktige komponenter: Analysere situasjonen. Hva er problemet eller muligheten som eksisterer? Hvordan endrer bransjen eller firmaet? Lanserer du noe nytt? Har du undersøkelsesdata eller undersøkelsesdata? Er dette en krisesituasjon? Er økonomiske eller politiske faktorer relevante? Hva er historien? Identifiser primær og sekundær publikum. Hva er størrelsen på målgruppen din? Hva er deres kunnskap om situasjonen? Hvordan vil de bli gjennomført? Er de mottakelige? Streamline meldingen. Hvorfor trenger de denne meldingen? Har du innflytelse på publikum? Be dem om å handle? Vil de motstå det? Er det lag til meldingen? Bestem distribusjonen. Hvordan kommer du til målgruppen din? Kan grupper hjelpe deg med å kommunisere denne meldingen? Hvilke medier passer med meldingen din? Hvor fort trenger det å gå ut? Hva er preferansen til publikum? Sette mål. Hva prøver du å oppnå? Hvordan vil du vite om du oppnår det? Er det målbart? Hvor lenge skal det ta? Hva er budsjettet ditt? Mål resultatene. Oppnådde du målene dine? Er det nødvendig med neste trinn? Trenger du å måle over en tidsperiode?
Typer kommunikasjonsplaner
Avhengig av virksomheten din, er kommunikasjonsplaner vanligvis funnet på ulike nivåer i organisasjonen. Fra et bedriftsmessig synspunkt fokuserer planen på virksomhetens visjon, oppdrag og strategier. Det kan også inkludere merking av den overordnede organisasjonen. På et produktnivå kan kommunikasjonsplaner bidra til å lansere et produkt, utvide en produktlinje, bygge merkevare eller øke markedsandelen. PR-gruppen søker ut hva som er nyhetsverdig og hvordan man bruker media for å nå flere markeder. Det kan også inkludere krisekommunikasjon, samt samfunnsforbindelser. I menneskelige ressurser ligger fokus på medarbeiderkommunikasjon. Hvordan kan vi videresende informasjon til våre ansatte om strategier, programmer, endringer og opplæring? For investorrelasjoner er målet å få økonomisk interesse i selskapet, bygge omdømme i det samfunnet og øke rangeringer.
Å få ordet ut
Med veksten av media har kommunikatørene mange valg, men å vite publikum er kritisk. Spør markedene dine hva de bruker ofte. Bestem hva meldingen krever. Er det haster? Trenger du tilbakemelding? Bygger du et fellesskap? Hver av disse vil føre til et annet distribusjonssystem. I mange tilfeller er mer enn ett kommunikasjonsbil nødvendig for å sikre at meldingen kommer til markedet. Vanlige distribusjonskanaler inkluderer: E-post Møter Sosiale medier (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Nettsteder / blogger Nyhetsbrev / nyhetsbrev Presentasjoner Pressemeldinger Brev Publikasjoner Håndbøker Utdelinger TV Radio Videoer Webinars / webcasts Treningsøkter
Veiblokke til effektive kommunikasjonsplaner
En nøkkelfaktor i ineffektiv kommunikasjon er forskjellen i hvordan vi snakker, leser og tenker. Vi snakker på omtrent 100 ord i minuttet, leser rundt 200 ord i minuttet, men våre tanker fungerer på mer enn 500 ord i minuttet. Det betyr at vi lett kan bli distrahert. Legg til det i vår voksende liste over innkommende e-poster, det økende antallet tradisjonelle og elektroniske mediekilder og våre tilsynelatende endeløse møter. En effektiv plan trenger å takle disse problemene ved å samle kunnskap om dine spesifikke interessegrupper, få tilbakemelding og bruke disse dataene til å utvikle effektive meldinger. Det betyr ofte å levere denne meldingen i mange formater over tid.
