Skrive for et forretningspublikum er ikke det samme som å skrive et brev til en venn. Formålet med brevet er forskjellig - generelt vil du formidle spesifikk informasjon eller be noen om å utføre en bestemt handling - og det er visse forventninger til formatering og stil. Ofte vil et forretningsbrev være det første inntrykket du lager på noen, så det er viktig å få det riktig.
Hva er et forretningsbrev?
Et forretningsbrev er et hvilket som helst brev som en organisasjon sender til en annen organisasjon, eller korrespondanse mellom en organisasjon og sine kunder, leverandører og andre parter. Et brev du skriver som en del av jobben din, kvalifiserer som et forretningsbrev, men ethvert brev du sender til en bedrift, organisasjon, samfunnsgruppe eller individ i en faglig sammenheng, kommer også inn i denne kategorien. Den primære testen er en av innholdet: Vil mottakeren ha interesse for det du skriver i den grad det påvirker sitt arbeidsliv? I så fall vil brevet din kvalifisere som et forretningsbrev.
Hvorfor du trenger å skrive et forretningsbrev
Bedrifter skriver til kunder, kunder, leverandører og interessenter for å formidle viktig informasjon. For eksempel kan de bestille varer fra en produsent, oppdatere kunden om statusen til bestillingen, beskrive vesentlige endringer i selskapets vilkår og betingelser, identifisere et problem som har oppstått eller formidle goodwill. Mange forretningsbrev vil inkludere en anrop til handling, det vil si brevet vil be om spesifikk informasjon eller et svar fra mottakeren.
Personer velger forretningsbrev format når det er behov for å skrive på en klar og profesjonell måte. Eksempler er en jobbsøknad, CV, brevbrev, avgangsbrev, referansebrev, godta eller avslå et formelt engasjement eller be om informasjon fra en bedrift. Hva disse bokstavene har til felles er en forventning om at du vil være kortfattet og spesifikk, heller enn kreativ eller stemningsfull i skrivestilen din.
Formater for et forretningsbrev
Bedrifter i USA bruker ett av fire vanlige brevformater, som er oppført nedenfor. Av disse er blokkstilen den mest populære.
Blokkbrevformat: Med en blokkeringsstil er hele teksten flush med venstre marg. Du strukturerer brevet slik at linjetexten er enkelt mellomrom og avsnittene er dobbeltavstand. Marginene har vanligvis en standard en-tommers innstilling, selv om enkelte bedrifter varierer for å imøtekomme deres stil.
Halvblokkbrevformat: Semi-blokk er identisk med blokkformatet, lagre at første linje i hvert avsnitt er innrykket.
Alternativt blokkbrevformat: Dette formatet følger tett blokkformatet, slik at datoen, gratis lukking ("oppriktig") og forfatterens navn, tittel og signatur vises på høyre side av siden. Med mindre du bruker brevpapir, vises forfatterens returadresse også til høyre.
Forenklet brevformat: En annen variasjon på blokkformatet, den forenklede stilen utelater åpningshilsen ("Kjære Herr Smith:"). Velg dette formatet når du ikke har mottakerens navn.
Slik adresserer du mottakere i et forretningsbrev
Å adressere et forretningsbrev til en enkelt mottaker er relativt grei. Skriv bare mottakerens navn og adresse på den innvendige adresseblokken på venstre side av siden. Åpne ditt brev med hilsen: "Kjære Herr / Fru. / Fru. Etternavn:" eller "Kjære herr / fru:" Merk kolon i slutten av hilsen - bare et personlig brev bruker et komma her; et forretningsbrev bruker alltid et kolon.
Det er akseptabelt å skrive personens fornavn hvis du er på fornavn med mottaker, for eksempel har du møtt flere ganger og kjenner personen godt. I dette tilfellet vil din hilsen lese: "Kjære Josef:" Ikke umiddelbart nå for et fornavn, men; det regnes uhøflig.
For å adressere flere mottakere i samme brev, velg ett av følgende alternativer:
Hvor mottakerne jobber på samme sted: Skriv tittel, navn og (eventuelt) jobbtittel for hver mottaker etterfulgt av enkeltbedriftsadresse i den innvendige adresseblokken. Til hilsen, oppgi hver mottakers navn i samme rekkefølge som de vises i adressen.
Eksempel:
Fru Sophia Proctor, administrerende direktør Mr. Martyn Byrne, salgsdirektør Dr. Regan Coulson, Markedsføringsleder ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494
Kjære fru Proctor, Mr. Byrne og Dr. Coulson:
Hvor mottakerne jobber på forskjellige adresser: Hver mottaker skal motta sitt eget brev, så du må forberede flere kopier av samme kommunikasjon. Bruk kolonnekommentaren etter avslutningen - "cc:" - for å oppgi navnene på de andre mottakerne. Merknaden lar hver mottaker vite hvem de andre mottakerne er.
Eksempel:
Fru Sophia Proctor, administrerende direktør ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Kjære fru Proctor: Kropp av brev Vennlig hilsen, Jane Doe Cc: Mr. Martyn Byrne, salgsdirektør, Dr. Regan Coulson, Markedsføringsleder
Når det er mange mottakere: Når du skriver til mange mottakere, som medlemmer av et styre, er det hensiktsmessig å skrive ett brev og adressere det til gruppen som helhet. Hilsen skal også referere til folks kropp, for eksempel "Kjære salgsavdeling" eller "Kjære fellesskapssammenheng". Bruk en distribusjonsblokk ved slutten av brevet til å oppgi de enkelte gruppemedlemmene som skal lese brevet.
Eksempel:
Styret ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Kjære medlemmer av styret: Kropp av brev Vennlig hilsen, Jane Doe Fordeling: Fru Sophia Proctor Mr. Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Mrs Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Mr. Cohen Andersen
De ulike delene av et forretningsbrev
Enten du bruker blokkformat eller en annen stil, bør forretningsbrevet inneholde følgende seksjoner:
Brevpapir eller returadresse: Bedrifter bruker vanligvis trykt papir som inneholder en spesialdesignet logo eller brevpapir øverst på arket. Brevpapiret bærer adressen og kontaktinformasjonen til organisasjonen. Hvis du ikke bruker brevpapir, skriver du navn og adresse i øverste venstre hjørne av brevet. Det er akseptabelt, men ikke obligatorisk, å inkludere telefonnummer og e-postadresse dersom dette vil være nyttig for mottakeren.
Dato: Skriv datoen i et måned-dag-år format umiddelbart under returadressen. Siden andre land bruker formatet i dag, må du unngå forvirring ved å transkribere datoen i ord i stedet for nummerformularen "28. juni 2018."
Innvendig adresse: Skriv mottakerens navn, firmanavn, adresse og postnummer. Ta med en jobbtittel om nødvendig. Juster alltid den innvendige adressen til venstre margin når du bruker standard forretningspapirer. Hvis du gjør det, vil adressen vises i vinduet til konvolutten når den er brettet inn i tre seksjoner.
hilsen: Husk å bruke et kolon etter hilsen som beskrevet ovenfor.
Emnefeltet: Legge til en valgfri emnelinje hjelper mottakeren til å forstå hva brevet handler om raskt. Her er et eksempel:
Kjære Mr. Phillips:
Forespørsel om jobbapplikasjonspakke
Kropp: Dette er hvor gummi møter veien. Begynn med en kort uttalelse som beskriver hvorfor du skriver, etterfulgt av en rekke avsnitt som beskriver problemet ved hånden. Hold brevet kortfattet. For de fleste forretningsbrev er to-til-fem avsnitt ideelle.
Gratis nært: Du har ulike muligheter for avrunding av et forretningsbrev. Her er noen eksempler:
- Med vennlig hilsen,
- Vennlig hilsen,
- Med vennlig hilsen din,
- Med vennlig hilsen,
- hjertelig hilsen
- Beste hilsener,
Signatur: Skriv ut navn og jobbtittel, og la en mellomrom være mellom ditt skrevne navn og den gratis lukkingen. Du vil signere navnet ditt i dette rommet.
Vedlegg og karbonkopier: Inkluder et cc: hvis du sender kopier av brevet til noen andre. Hvis noen dokumenter er vedlagt brevet, skriv "Vedlegg" eller "Vedlegg". under signaturblokken.
Hvordan skrive kroppen av et forretningsbrev
Uansett formålet med forretningsbrevet ditt, er det viktig å holde bokstavets kropp tydelig og konsistent. Forstå at mottakeren er opptatt og sannsynligvis vil skumme gjennom den. Struktur brevet i logiske avsnitt - en ide per stykke - slik at mottakeren raskt kan komme til bunnlinjen.
Kortfattet betyr imidlertid stump, men; du må streve for en diplomatisk og profesjonell tone. Vurder de to eksemplene:
Etter nøye vurdering har jeg bestemt meg for å godta en stilling hos et annet selskap. Jeg skal jobbe hos ABC.
Den andre versjonen er kortfattet, men den er for direkte og unødvendig hard i tone. Det kan fornærme leseren. Det første eksemplet, mens mindre kortfattet, er mer respektfullt.
Når du har gjort poengene dine i brevet, avslutt med en oppfordring, en kort setning som beskriver hva du vil skje nå. Husk at leseren din er opptatt. Ikke la henne gjette om hva hun skal gjøre neste gang. Her er noen eksempler:
Hvis du godtar dette forslaget, svarer du gjerne innen 31. mai. Hvis du vil ha kontaktinformasjon for personer som har brukt XYZs tjenester, vennligst send meg en e-post på [email protected].
Alternativer for tale og språk
Språket i forretningsbrev varierer fra en avslappet, samtaleformet stil til den hyperformelle, tekniske stilen som finnes i juridisk korrespondanse. De mest effektive forretningsbrevene gir en balanse mellom disse to ekstremer. Selv om forretningsbrevene har blitt mindre formelle over tid, kan skriving som er for tilfeldig, komme overfor uprofesjonell og uoppfinnelig. Overdreven formell skriving, derimot, kan fremmedgjøre lesere som kanskje ikke forstår ditt bransjespesifikke språk, terminologi og frasering. Som med all skriving må du matche tonen til publikum. Dette gir deg mye leeway angående stilen du velger.
Med mindre du jobber i en spesielt formell bransje som banksektoren, bør du streve etter å bruke daglige ord i stedet for deres formelle ekvivalenter - "start" i stedet for "start", "slutt" i stedet for "avslutte" og "prøv" i stedet for "bestrebelse." Å holde det enkelt kan virke motstridende som de fleste forbinder faglig ordforråd med lengre og mer komplekse ord. Klarhet er imidlertid nøkkelen. Det er mye viktigere at mottakeren forstår brevet med minimal innsats fra hans side enn for å vise frem ditt imponerende ordforråd.
Unngå sammentrekninger som "Jeg er", "Kan ikke" og "Ikke", med mindre de er en spesifikk funksjon av bedriftens husstil. Noen selskaper foretrekker å bruke en mer uformell stemme når de skriver til forbrukerne for å åpne samtalen. andre vil i stedet få en formell tone. Konsistens er nøkkelen. Hvis du foretrekker en stil med å skrive over en annen, må du sørge for å kommunisere dine stilvalg i hele organisasjonen og sørge for at alle følger samme stilguide.
Eksempel på et forretningsbrev
Setter alt sammen, her er et eksempel på et kort forretningsbrev i blokkformat:
Mr. Kurt O'Ryan ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 11. januar 2018 Kjære Mr. O'Ryan: Jeg skriver for å takke deg en gang for din aktive støtte i vårt Townsville "Grow Wild" samfunnsoppsøkingsprogram. Din tilbakemelding, konstruktiv kritikk og verdifull erfaring bidro betydelig til en vellykket implementering av dette prosjektet. Vi har nå mottatt full finansiering for vårt oppfølgingsprosjekt, som foreløpig har tittelen "Nature on your Doorstep". Vi ville være glade hvis du kunne være enig i å fortsette samarbeidet ditt i dette prosjektet. Vi kan sikkert bruke innsikt og kompetanse. Jeg vedlegger en kort brosjyre som beskriver forslaget til inspeksjon. Jeg vil gjerne møte deg for å diskutere de neste trinnene og ringe på kontoret neste uke for å planlegge en avtale. Takk på forhånd for din vurdering. Med vennlig hilsen din, Jane Doe Vedlegg:
