Hotellregnskapsrutiner hjelper et firma i gjestebransjen til å forberede nøyaktige årsregnskap som overholder regelverk og regnskapsprinsipper. Disse forskriftene omfatter internasjonale standarder for finansiell rapportering (IFRS) og amerikanske aksepterte regnskapsprinsipper (GAAP). De er også knyttet til Securities and Exchange Commission (PCAOB) reglene.
Inntekts- og kostnadsgjenkjenning
SEC og PCAOB forskrifter krever et gjesteselskap for å etablere tilstrekkelige og funksjonelle kontroller i systemer for inntekts- og kostnadsgjenkjenning. Inntekter er inntekter som et hotell genererer ved å tilby tjenester eller leie rom. Eksempel på inntektsposter inkluderer gjesteavgift og romgebyrer. En hotellregnskapsfører krediterer en inntektskonto for å øke beløpet, og hun debiterer den for å redusere kontosaldoen. En utgift er en kostnad eller et tap som et hotell oppstår i å tilby tjenester eller leie rom. Utgifter kan forholde seg til lønn, kost av mat og drikke og verktøy. En hotellbokholder debiterer en utgiftskonto for å øke beløpet, og han krediterer det for å redusere kontosaldoen. Et gjestfrihetsfirma rapporterer inntekter og kostnader i resultatregnskapet.
Asset and Liability Recording
En hotellansvarlig må gjennomføre tilstrekkelige retningslinjer i eiendoms- og gjeldsregistreringssystemer fordi eiendel- og gjeldsposter viser selskapets økonomiske soliditet. Disse elementene reflekterer et firmas arbeidskapital eller kortsiktig kontant tilgjengelighet (arbeidskapital er lik omløpsmidler minus kortsiktig gjeld). En eiendel er en ressurs som et hotell eier, for eksempel kontanter og varelager (kortsiktige eiendeler) eller fast eiendom og maskiner (langsiktige eiendeler). Et ansvar er en gjeld som hotellet må betale tilbake når det er forfalt eller et økonomisk løfte det må hedre i tide. En kortsiktig gjeld er en gjeld som et gjestfrihetsselskap må betale tilbake i et år eller mindre, mens en langsiktig gjeld forfaller etter et år. En hotellbokholder debiterer en aktivakonto for å øke beløpet, og hun krediterer den for å redusere kontosaldoen. Det motsatte gjelder for en ansvarskonto. Et hotell rapporterer eiendeler og gjeld i balansen.
Finansiell rapportering
Regnskapsregler og prosedyrer, for eksempel amerikanske GAAP og IFRS samt SEC og PCAOB regler, krever at et gjesteselskap skal rapportere "rettferdig" og fullføre regnskapet ved utgangen av hvert kvartal eller år. I hotellregnskapsterminologi betyr "rettferdig" nøyaktig eller objektiv. Et komplett sett med finansielle rapporter inkluderer en balanse (ellers kjent som oppstilling over finansiell stilling), resultatregnskap (resultatregnskap eller inntektsfortegnelse), kontantstrømoppstilling og egenkapitaloppgørelse (også referert til som fortegnelse over opptjent egenkapital).
