Som så mange områder moderne liv har datamaskiner forandret måten regnskapet utføres både for privat økonomi og for små og store bedrifter. I stedet for å lage endeløse rader med manuelle oppføringer og beregninger for hånd, har datamaskiner gjort mye av regnskapsprosessen automatisk når grunndataene er skrevet inn. Men datastyrt regnskap er ikke uten ulempe, og fordeler og ulemper bør begge vurderes før bruk av datastyrt regnskap.
Økt produktivitet
Datamaskiner er kjent for effektivitet, og regnskap er ikke noe unntak fra denne regelen. Bruken av datastyrt regnskap eliminerer dupliseringsoppføringer, håndskrevne ledger og notater og manuelle beregninger, og sparer stabetiden og gir det samme personalet mulighet til å håndtere større antall transaksjoner og rapporter.
Automatisert rapportgenerering
I stedet for å bli tvunget til å lage standard finansielle rapporter for hånd hver gang de trengs, gir datastyrt regnskap nesten umiddelbar oppretting av standardrapporter som kontosaldoer, prøvebalanser, generaldirektører, resultatregnskap og andre typiske rapporteringskrav.
Forbedret nøyaktighet
Fordi så mange beregninger kreves for nøyaktig regnskap, er datamaskiner en ideell løsning på menneskelig feil. Selv om det fortsatt kan oppstå feil i dataregistreringen, vil datamaskinens beregninger øke nøyaktigheten og påliteligheten til selskapets rapporter.
Fleksibilitet og aktualitet
Datastyrt regnskap utmerker seg ved å manipulere data og gir en fleksibilitet i rapportering og dataanalyse som manuell regnskap ikke stemmer overens med. Dessuten, så lenge dataene kommer inn i tide, kan oppdaterte rapporter genereres umiddelbart som inneholder selskapets siste informasjon.
Enkel databeskyttelse
Hvis dataene er skadet eller rapporter er skadet eller tapt, gir datastyrt regnskap øyeblikkelig gjenoppretting fra sikkerhetskopiering, slik at viktig informasjon ikke går tapt. Digitale sikkerhetskopier kan opprettholdes på eller utenfor stedet for ytterligere beskyttelse av vitale opplysninger.
Personaletilfredshet
Ved å eliminere mye av det rutinemessige arbeidet som er involvert i manuell regnskap, gir datastyrt regnskap ansatte til å fokusere på bredere oppgaver og minimerer tiden som gjør kjedelige, repeterende oppgaver som manuelle beregninger. Som et resultat kan ansatte forvente større jobbtilfredshet.
Innledende kostnad
Til tross for mange fordeler er en ulempe med datastyrt regnskap den opprinnelige kostnaden ved å etablere systemet. Mens prisen på datamaskiner har falt dramatisk år etter år, er regnskapsprogramvare fortsatt dyrt og kan koste tusenvis av dollar.
Opplæring av personalet
Datastyrte regnskapssystemer krever også spesifikk programvareopplæring for ansatte, og påfører ekstra treningsutgifter til virksomheten og forlenge tiden det tar å distribuere systemet før det kan utnyttes.
Pålitelighet
Datastyrte regnskapssystemer er av natur sårbare for problemer som datavirus, strømbrudd og maskinvarefeil som kan påvirke påliteligheten og tilgjengeligheten til systemet. Korrigering av datamaskinproblemer vil medføre tapt tid og produktivitet.
Distribusjonsproblemer
Vesentlig vanskeligheter for virksomheten kan skyldes at det ikke har vært riktig å opprette regnskapsprogramvaren, eller ved å velge feil programvarepakke for å møte bedriftens behov.Mangelfull eller unøyaktig rapportering kan resultere, og krever tapt tid for å rette opp problemet eller distribuere en ny programvareløsning.
