Kontroll sjekklisten for kontrollsignaler varierer mellom organisasjoner. Hvert selskap må bestemme en lydplan for risikostyring for å eliminere potensialet for uærlighet og forebygge svindel. For enkelte enheter starter prosessen med å bestille sjekker og varierer fra kontrolllagring til kravet til to signatører eller spesiell godkjenning for sjekker som overstiger et bestemt beløp. Gjennomgå regelmessig regelverket for å sikre at de omfatter beste praksis.
Skriftlig politikk
Sett inn interne retningslinjer eller kontroller skriftlig som stavet ut organisasjonens kontroller for sjekker fra bestilling og mottak for å faktisk signere. Designverktøy som består av dokumenter og poster for å registrere alle sjekkskrivingstransaksjoner og hendelser. Pass på at anlegget har tilstrekkelig lagring og dataprogrammer har tilstrekkelig autorisasjonssikkerhet.
Blank Check Stock
Mange organisasjoner har personer eller varemerker som har ansvaret for å holde kontrollarket for tomt sjekklager. Prosessen kan innebære følgende trinn: Registrering av leveringsdato for tomme sjekker og indikasjon av sekvensen av de mottatte kontrollene. Oppgi manglende sjekknumre på kontrollarket. Den enkelte som mottar partiet med tomme sjekker, må datoen og signere for hver forsendelse. I tillegg må du registrere datoen og sekvensen for ubrukte sjekker som returneres til lagringen. Bekreft den siste sjekken som er utstedt; Dette sikrer at kontrollsekvensen blir intakt.
Uavhengige sjekker og saldoer
Uavhengige sjekker og balanser gir best praksis når det gjelder interne kontroller for kontrollsignaler. Dette inkluderer å sikre antall kontroller, avstemming har de riktige beløpene, inkludert kontorkontroller, sammenligning av eiendeler med registrert ansvarlighet, datastyrte kontroller. I tillegg vurderer ledelsen av regnskapsrapporter, for eksempel alderssporbalanserapporter og andre automatiserte rapporter.
Administrative vurderinger
Noen ganger kan det ikke være praktisk for en organisasjon å dele oppgaver; I dette tilfellet bør administratoren gjennomføre rutinemessige vurderinger for å sikre integriteten til sjekke skriveprosessen. Bare signer sjekker med riktig dokumentasjon og sørg for at den enkelte som signerer kontrollene, mails sjekker fra kontoret. Når det er mulig, ikke returnere kontrollene til den personen som opprettholder kontantutbetalinger og regnskapsskatt. Som et spørsmål om politikk, ikke ut sjekker betales til "Cash."
Separate kontoer
Opprett minst to separate bankkontoer for din bedrift. Innskudd alle midler og kvitteringer i den første kontoen. Overfør akkurat nok penger til den andre kontoen for å dekke de kontrollene du skriver. Et styremedlem eller en annen utpekt person bør ha fullmakt til å overføre midler til kontoen. I tillegg opprette en egen konto for lønnslisten; igjen, bare overfør beløpet som er nødvendig for å møte lønnslisten.
signaturer
Noen styrelser kan kreve to signaturer på sjekker. Men å få to signaturer kan være tungvint og kreve at det er skrevet tomme sjekker på forhånd. Hvis retningslinjene ikke virker for organisasjonen din, må du endre politikken til et krav fra en signatar opp til et bestemt dollarbeløp. Opprett også et direkte innskudd for ansatte og bruk en tredjeparts lønnservice.
