Når ansattes ytelse faller under selskapets forventninger, utvikler mange arbeidsgivere ytelsesforbedringsplaner. Formålet med en prestasjonsforbedringsplan er å gi den ansatte en mulighet til å rette opp funksjonsfeil ved å benytte en strukturert metode som inkluderer veilederveiledning og regelmessig overvåkning for å måle fremdriften. Noen ytelsesforbedringsplaner er den siste muligheten en ansatt må forbli ansatt. Konstruer derfor planer med strenge retningslinjer som beskriver konsekvenser som en ansatt blir gjort oppmerksom på når du skriver planen.
Se gjennom ansattes ytelsesvurdering for den nåværende evalueringsperioden. Sammenlign det med ytelsesvurderinger for tidligere vurderinger for å avgjøre hvorvidt medarbeideren har demonstrert ferdigheter i det siste vedrørende aktuelle problemer.
Oppgi ytelsestrender der arbeidstakerens ytelse mangler forventninger. For eksempel, hvis ytelsesstandardene indikerer en kundeservice agent må opprettholde 85 prosent tilfredshet på tilbakemeldinger fra kunder, må en ansatt hvis vurdering bare 60 prosent forbedre seg. Områder for forbedring kan omfatte kommunikasjonsferdigheter, kundeassistentprosedyrer og muligens forhandlings- og konfliktløsningskompetanse.
Diskutere medarbeiderens styrker og hvordan du bruker disse ferdighetene til å forbedre seg i områder hvor hans ytelse må forbedres. For eksempel kan en ansatt som demonstrerer utmerket kompetanse i å yte kundeservice via telefon, jobbe med å overføre disse gode kommunikasjonsevner når de hjelper kunder i ansikt til ansikt-samspill. Be medarbeideren om innspill på hvordan han kan forbedre, for eksempel yrkeskompetanse trening eller en-til-en veiledning fra en veileder eller en erfaren ansatt.
Angi områder for forbedring i rekkefølge av deres prioritet. Kritiske områder kommer først, etterfulgt av områder der medarbeider kan gjøre etterfølgende forbedringer eller mindre justeringer. Vurder å integrere mindre justeringer for forbedring hvis de er relativt enkle løsninger som medarbeideren kan løse med det samme.
Dokument arbeidstakerens tilbakemelding og veilederens anbefalinger. Konstruer en skriftlig plan som viser resultatmangler, i henhold til ytelsesstandardene. I tillegg liste opp hvilke aktiviteter den ansatte skal ta for å forbedre og ressursene som er nødvendige for forbedring.
Planlegg milepæler for å overvåke fremdriften på ytelsesforbedringsplanen. For eksempel, hvis planens varighet er 45 dager, bør ukentlige oppfølgingskonferanser med veileder avsløre trinnvise forbedringer.
Oppgi konsekvensene av ikke å følge betingelsene i resultatforbedringsplanen. Avhengig av områdene og forbedringsformene, kan fjerning fra stillingen eller til og med oppsigelsen skyldes at en ansatt ikke oppfyller vilkårene i planen.
Få avtale fra arbeidstaker på vilkårene for ytelsesforbedringsplanen. Gi medarbeiden en kopi av planen og be ham om å signere den for å indikere at han forstår kravene og konsekvensene.
Vedlegg en kopi av gjeldende ytelsesvurderingsplan til ytelsesforbedringsplanen og legg begge dokumentene i medarbeiderens personellfil.
