Kontorprosedyrer er viktige hvis du vil kjøre ting jevnt i et faglig miljø, enten det er et advokatfirma, legekontor eller statlig anlegg. Det er viktig å ha en skriftlig prosedyre synlig. Hvert kontor skal ha et skriftlig sett med prosedyrer utviklet av veileder og kontorleder synlig på frontkontoret.
Hvilke kontorprosedyrer bør stipulere
Kontortid bør være det første som nevnes, og alle ansatte skal være på jobb i tide og forberedt på dagen. Hvis en kunde kommer til kontoret og ingen er der, er det sannsynlig at han får negativ utsikt over virksomheten og kan aldri komme tilbake. Kontoret bør også være pent, rent og godt utstyrt. Sørg for at en innsjekkingsrolle og penner er tilgjengelig for kundene å logge inn, og om mulig, lage kaffe og vann tilgjengelig. Første inntrykk er alt i en vellykket bedrift. I tillegg bør hver kunde behandles med respekt og profesjonalitet, enten de er på kontoret eller på telefon. Hvis en samtale kommer inn for en veileder, bør medarbeideren få all informasjonen før du kobler dem til den som ringer, inkludert navn, arten av samtalen og telefonnummeret dersom forbindelsen går tapt. Hvis samtalen er for en avtale, bør de finne ut beskaffenheten av besøket og gi dem beskjed om hva som er tilgjengelig, og sørg for å få et telefonnummer ved kansellering. De bør alltid gjenta det som er sagt, så det er ingen forvirring.
Organisasjon
Organiser og vedlikehold en arbeidsstasjon for maksimal produktivitet, sørg for at det er papir i kopimaskinen, datamaskinene er i gang, e-post distribueres og meldinger leveres. Hvis jobben innebærer å sette opp reisearrangementer, vær sikker på å vite hvor veilederen ønsker å bli og registrer flygtider og leiebilinformasjon og finn ut om været i reisemålet. Sjekk alltid med din veileder før du reserverer reiseplaner. Når alle reservasjoner er ferdige, skriv ut to reiseruter - en for deg og en for din veileder - og pass på å angi reisedatoene i kalenderen.
På slutten av dagen går du over avtaler med din veileder og gjør henne oppmerksom på planlagte avtaler for neste dag. Still telefonsvareren på talepost eller etter telefonsvarertjenesten etterpå. Slå av alt utstyr, kopier maskiner, skrivere og datamaskiner og tøm kaffekarafeen og slå av kaffemaskinen. Til slutt må du kontrollere at alle dørene er låst før du stiller inn alarmen.
