Tiltak i fraværet tar vanligvis hensyn til hvor lenge arbeidstakere var utilgjengelige for arbeid i forhold til antall arbeidstimer i perioden under studien. Definisjonen av "utilgjengelig" varierer imidlertid mye, og noen selskaper inkluderer ferie og langsiktige blader, mens andre bare teller uplanlagte kortsiktige blader. Uansett beregningsmetoden er det ubestridelig at fraværet har direkte innvirkning på produktiviteten, bare fordi ansatte ikke er til stede for å utføre sine oppgaver. Bedrifter har også teoretisert at fravær representerer et underliggende problem i arbeidsgruppen.
Oppgi de spesifikke fraværene du vil inkludere i beregningen. Bestem om å overvåke planlagte fravær - for eksempel ferie - eller bare kortsiktig, uplanlagt fravær. Bestem om du vil inkludere langsiktige eller beskyttede blader - som de som omfattes av Family Medical Leave Act - langsiktige uføreblader, svangerskapsløv eller arbeidstakers erstatning går ut av beregningen.
Samle data om fravær fra en forutbestemt periode, for eksempel en kalendermåned eller forrige regnskapsår. I enkelte selskaper bør automatisk genererte rapporter være tilgjengelige gjennom tid og attendance system. I mindre selskaper - de som ikke stole på et datastyrt lønnsystem for å behandle fravær - må du verifisere individuelle oppmøteposter med hver ansattes veileder.
Beregn gjennomsnittlig antall ansatte på bøkene i den aktuelle perioden. Hvis du for eksempel vurderer fravær for det foregående regnskapsåret, kan du beregne hvor mange ansatte som var på bøkene den første i måneden hver måned. Legg sammen disse tallene og del dem med tolv - antall måneder - for å få den gjennomsnittlige ansattes befolkning i løpet av året.
Multipliser gjennomsnittlig antall ansatte (E) etter antall tilgjengelige arbeidsdager (W) eller timer, hvis du foretrekker å overvåke fravær i timetrinn. Legg til totalt antall dager - eller timer - tapt på grunn av fravær i den forutbestemte tidsperioden (A). Del denne summen av antall ansatte multiplikert med ledig arbeidstid for å få den totale fraværsraten, som følger: A / (E x W).
Utfør fraværsberegningen for forskjellige divisjoner, klassifisering av ansatte eller regionale kontorer, for eksempel. Følg opp hvis fraværsraten indikerer et uvanlig høyt fravær i et bestemt område.
Utfør fraværsberegningen regelmessig og sammenlign trenden mot tidligere resultater for å avgjøre om det har skjedd en signifikant endring.
Tips
-
Gi ledere og HR-analytikere den fullstendige definisjonen av hver type permisjon. Dette kan hjelpe deg med å få nøyaktige data fordi alle forstår hva som teller.
Advarsel
Ikke prøv å sammenligne resultatene med en annen organisasjon eller bransjens gjennomsnitt, med mindre du er sikker på at beregningsmetoden og type permisjon inkludert var det samme. Ellers vil du sammenligne to helt separate beregninger, og resultatene blir meningsløse.
Vær oppmerksom på at en enkelt ansatt kan markere resultatene, spesielt i en liten arbeidsgruppe. Identifiser - og vurder å se på - ekstreme anomalier.
