Screening samtaler er en kunst. Ikke bare må du vite hvilke samtaler som skal skjermes, og hvilke som skal gjennomføres, men du må ha nok finess til å henvise telefoner direkte til deg, eller be om at den som ringer, prøver igjen senere. Ferdigheter som er nødvendige for denne oppgaven er å ha muligheten til å ta detaljerte meldinger og gjenværende organisert nok til å arkivere, følge opp eller distribuere disse meldingene effektivt.
Få relevant informasjon
Når du svarer på et anrop, få så mye relevant informasjon fra den som ringer som mulig. Merk oppringerens navn og firma og navnet på personen som ble ringt. Forsøk å bestemme innholdet i samtalen. Bare spør, "Kan jeg fortelle Mr. X hvordan du ringer?" Dette hjelper deg med å avgjøre om Mr. X vil ønske å ringe.
Lag visdomskall
Hvis du vet at Mr. X ikke tar anrop fra advokater, kan du høflig informere den som anmoder om å ringe og avslutte samtalen høflig. Hvis du mottar et kaldt anrop fra en forretningsforbindelse, spør Mr. X om han vil ta samtalen. Hvis han ikke gjør det, så si høflig at Mr. X er utilgjengelig og ta en detaljert melding.
Ikke gjør tomme løfter
Hvis du er usikker på om personen som blir ringt, vil ringe tilbake, ikke ta friheten til å love et slikt returanrop. Bare husk når du ringer på samtaler at jobben din er å få så mye informasjon som mulig fra den som ringer. Hva som skjer utover det punktet, er ikke din bekymring. Screening samtaler innebærer bare å gjennomføre forhåndsgodkjente innringere og ta meldinger til alle andre.
