Når en intern undersøkelse fører til disiplinær eller rettslig handling, må du skrive en undersøkelsesrapport for å støtte saken din. Å presentere fakta tydelig og faktisk kan bygge en ubestridelig post, mens en dårlig skrevet rapport har potensial til å svekke saken. Hver bedriftseier bør vite hva som skal inkluderes i en undersøkelsesrapport og hvilket format det skal ta.
Det grunnleggende
En undersøkelsesrapport fungerer for å levere fakta og noen ganger gi anbefalinger basert på fakta og påstandenes karakter. Kortfattet og objektivitet er like viktig som nøyaktig informasjon er å etablere troverdighet. En formell oversiktstilmelding skrevet i den første personen legger også til troverdighet. For lange rapporter kan en innholdsfortegnelse og nummererte sider gjøre det enklere å finne spesifikke opplysninger. Inkludert en forsiden, selv for en kort rapport, er viktig for informasjon om personvern.
Åpning av seksjoner
Den første delen av rapporten skal inneholde grunnleggende informasjon, for eksempel avsender og mottakerens navn, og en emnelinje som identifiserer emnet for undersøkelsen. I den andre delen skal du identifisere klageren, beskrive påstanden eller påstandene, angi forespørselens start- og sluttdato og identifisere kildene til informasjon og bevis som brukes til å utføre undersøkelsen eller kompilere rapporten. Bulleted lister er nyttige for å gjøre informasjon i denne delen enklere å lese.
Undersøkende fakta og funn
Presentere fakta i en punktliste, i fortellende avsnitt eller en kombinasjon av begge. Resultater skal beskrive hvert trinn av undersøkelsen i kronologisk rekkefølge og inkludere datoer og tider når det er mulig. Selv om du kan inkludere støttende bevis i funn seksjonen, er referanse og deretter tilføyelse av bevis som utstillinger i slutten av rapporten ofte et bedre valg, da det ikke avbryter rapportflyten. Dette inkluderer vitnesbyrd, fotografier, videoer, e-post, dokumenter og skannede filer.
Konklusjon
Slutt rapporten med en eller flere fortellende avsnitt der du oppsummerer undersøkelsen og, om nødvendig, anbefale hvordan du går videre. Et sammendrag bør inneholde en redegjørelse for bruddene og gi nok informasjon om at leseren forstår det som underbygget undersøkelsen uten å lese hele rapporten. Anbefalinger bør være tiltakbare skritt som stemmer overens med omfanget av påstanden, bevismaterialet, juridiske implikasjoner og adferdskodeksen eller ansattes retningslinjer for adferd.
