Selv om ordene vedlegg og innkapsling ofte brukes om hverandre i forretningsbrev, representerer de forskjellige metoder for å inkludere elementer. I strengeste forstand anses et vedlegg å være en del av brevet mens et kabinett behandles som et eget dokument. For noen organisasjoner, som regjeringen, er bruken for hver avgrenset av korrespondansen sendt, mens for andre, enten bruk er akseptabelt.
Legge til et vedlegg
Et vedlegg er et dokument som er en del av forretningsbrevet. Den legger til eller beskriver videre informasjonen i brevet. Noen eksempler inkluderer et regneark som gir en visuell forklaring på finansiell fakturering eller prognoser, et diagram som gir en grafisk oversikt over forretningstrender eller et budsjett. Når du sender et vedlegg, inkludere ordet "Vedlegg" nederst på venstre side av brevet med et halvt kolon og nummeret på vedlegget. Du bør også nevne i bokstavets kropp at et element er vedlagt (eller flere elementer er vedlagt) som forbedrer eller videreklarer informasjonen i brevet.
Inkludert et kabinett
Et kabinett er et dokument som er i tillegg til bedriftsbrevet. Den kan stå alene som eget dokument og krever ikke forretningsbrevet til å forklare hva dokumentet er eller hvordan det skal tolkes. Når du sender et vedlegg i et forretningsbrev, plasser bokstavene "Enc" med et halvt kolon eller skriv ordet "Vedlegg" nederst i brevet på venstre side. Legg deretter navnet på dokumentet. Dette varsler leseren om at et annet dokument er inkludert i korrespondansen. Et eksempel på et dokument som passer for et kabinett er et CV som følger med et følgebrev. CV er adskilt fra brevet og står enkelt alene.
Vedlegg i e-post
I noen situasjoner er det ingen metode tilgjengelig for å skille mellom et vedlegg og et kabinett. En av disse situasjonene oppstår når du sender et bedriftsbrev via e-post. Fordi det ikke er gitt et innkapslingsalternativ, og e-post er en form for elektronisk overføring, blir alle dokumenter sendt via e-post et vedlegg. Vedlegget legges til e-posten som et nedlastbart element som sendes med kroppen til e-posten.
Forbundsregering Bruk
Det kan være regler for bruk av vedlegg og vedlegg i visse føderale regjeringsgrener. For eksempel beskriver US Geological Survey i håndboken for korrespondanse hvordan man håndterer et vedlegg og et kabinett når de sender korrespondanse til dem. Ifølge håndboken sender du et element som vedlegg når korrespondansen er et notat, mens hvis det er et brev, bør du bruke ordboksen for flere dokumenter. I begge tilfeller, skriv "Vedlegg" eller "Vedlegg" to linjer under signaturblokken. Ved å gjøre dette forteller leseren å se etter vedleggene eller vedleggene. Hvis de mangler, be om å få sendt dem fordi de var ment å bli sendt med brevet eller notatet.
Hvis det er mer enn ett vedlegg eller vedlegg, angi hvor mange som "2 Vedlegg" eller "3 Vedlegg". Hvis enten ikke er identifisert i teksten, bruk et kolon etter ordet, etterfulgt av dokumentets tittel eller forklaring på neste linje. For eksempel: "Vedlegg:" (neste linje) innrykker to mellomrom og legger til "Resume of John Q. Adams" uten å avslutte tegnsetting. Når det er flere vedlegg eller vedlegg som ikke er nevnt i teksten, tittel eller beskriv hver på en egen linje. For eksempel: 2 Vedlegg: (neste linje) innrykker to mellomrom og type: "Resume of John Q. Adams" (neste linje) innrykker to mellomrom og type: Liste over priser og prestasjoner "uten sluttpunktsintervall.
