Et forretningsbrev kan inneholde vedlegg som gjenopptar informasjon i brevet eller gi ytterligere detaljer for bedre forståelse. Begrepet vedlegg er ofte byttet med begrepet omhylling. Til tross for deres likheter, er de ikke en og samme ting. Å forstå forskjellene mellom de to og hvordan å sitere dem i forretningsbrevene dine, vil få se mer profesjonelle og gi deg en konkurransefortrinn.
Tips
-
Når du citerer et vedlegg eller et vedlegg i et forretningsbrev, må du legge merke til vedlagte fil eller dokumentnavn innenfor parentes.
Vedlegg vs Innkapsling
Først må du sørge for at du forstår forskjellen mellom vedlegg og vedlegg. Mens begge gir deg mulighet til å gi mer informasjon og flere ressurser, representerer de forskjellige ting.
Som navnet antyder, er et vedlegg et dokument eller en fil knyttet til et brev. Det anses å være en del av brevet, da det fremhever viktige punkter, gir mer informasjon eller støtter uttalelsen. Når du skriver brevet, se dokumentene som er vedlagt. For eksempel kan du legge ved en kontrakt og nevne den i brevet sammen med relevant informasjon om hva det medfører.
Vedlegg, derimot, er separate dokumenter. Hvis du for eksempel sender et forretningsbrev til en potensiell ny partner, kan du legge til en brosjyre, markedsundersøkelse eller sammenligningskjema. Det er ikke nødvendig å referere til dette dokumentet i brevet. Valget er opp til deg.
Vedlegg i teksten
Når du citerer informasjon fra et annet dokument i teksten, bruker du parenteser i postpost eller elektronisk postkorrespondanse. Merk vedlagte fil eller dokumentnavn innenfor parentes. Forutsatt at et brev refererer til en telefonklager, vil koden inkludere navnet på klage dokumentet, for eksempel: (Vedlagt: Kundeservice Journal, 1/5/2017).
Teksttekster legger til tilleggsinformasjon til innholdet i brevet. Henvisningen kan referere til regnearkdata, transkripsjoner eller andre bokstaver. Bruk lettleste filnavn som beskriver dokumentet. Hvis dokumentet er skrevet ut, skriv det på samme måte. Det er også akseptabelt å knytte vedlegg med alfabetiske bokstaver, for eksempel "Vedlegg A."
Slik refererer du flere bilag
I tillegg til å bruke en i-tekst-henvisning av vedlegg, må du også minne leseren på vedleggene i slutten av brevet. Under signatarnavnet nederst i venstre hjørne, skriv "Vedlegg". Det er valgfritt å oppgi navnet på alle vedlegg i slutten av brevet, men det er god praksis, spesielt hvis det er mange av dem. Dette vil gi mottakeren en bedre ide om hva du kan forvente og hvilke filer han eller hun trenger mest.
Slik bruker du vedlegg
Vedlegg er ikke ofte omtalt i selve teksten, men dette er ikke en hard regel. Hvis vedlegg er sitert i forretningsbrevet eller notatet, bruk samme metode som er beskrevet for vedlegg. Eksempler på et kabinett inkluderer en CV eller et søknad. Disse filene refereres til i slutten av brevet under signatorens trykte navn langs venstre bunnmargin.
Bruk "Enclosure" for en innkapsling og "Enclosures" for mer enn en. Det er også akseptabelt å legge til totalt antall medfølgende elementer, for eksempel Vedlegg: 4. Hvis et dokument er sitert i brevet, men ikke faktisk vedlagt det, merk dette som "w / o Vedlegg."
Anbefalt regjeringsformat
I regjeringskorrespondanse er det noen ganger gjort en differensiering mellom et forretningsbrev og et notat. Med bokstaver blir referansen kalt "Enclosure", mens notater vanligvis refererer til dem som "vedlegg". Disse dokumentene refereres ofte til i teksten i henhold til et tilordnet alfabetisk brev, for eksempel "Vedlegg A."
Oppfør alle vedlegg eller vedlegg, selv om en annen side er nødvendig for å gjøre det riktig, med angivelse av "Vedlegg: Side 2." Hvis et referert dokument ikke er tilgjengelig, blir dette notert ved å inkludere "w / o encl." å la mottakeren vite at dokumentet ikke er tilgjengelig og ikke er vedlagt. Sjekk med bestemte offentlige enheter for malspesifikasjoner eller unike formatretningslinjer.
