Nå, mer enn noensinne, spør bedrifter om å gi bevis for alt fra deres reiseutgifter for å bevise at barna er egentlig deres biologiske avkom for forsikringsformål. I sentrum av denne dokumentasjonen er human resources avdelingen fordi i de fleste små til mellomstore organisasjoner er denne avdelingen knutepunktet for all dokumentasjon fra ansatte. Når fordelene dine blir kansellert, eller du har problemer med W-2 eller lønnsslipp, er human resources-avdelingen stedet for å begynne din forespørsel.
Skriv inn datoen. Hopp over en linje, og skriv inn navnet og tittelen på kontaktpersonen din i human resources-avdelingen. På separate linjer skriver du inn navnet på avdelingen, navnet på organisasjonen og adressen. Hopp over en ekstra linje og skriv "Kjære Mr./Ms. (Etternavn)" etterfulgt av et kolon. Hvis du ikke kjenner navnet på den som har ansvaret for klager i HR-avdelingen, ring og finn ut slik at du kan inkludere hans navn på brevet. Et brev skrevet til en bestemt person er mer sannsynlig å bli lest og handlet enn en generell brev adressert til avdelingen som helhet.
Åpne brevet ved å identifisere deg selv med ditt navn, ansattes ID-nummer og avdeling, hvis det er aktuelt. Forklar at du appellerer til en beslutning som menneskelige ressursavdelingen har gjort. Forklar beslutningen i detalj, og ta med en kopi av dokumentasjonen du mottok, for eksempel et brev.
Gi din side av historien, og gi bevis for å motbevise dine krav. For eksempel hvis forsikringen din ble droppet fordi menneskelige ressurser hevdet at du ikke betalte premien din, gir du bevis som forsikringsselskaps kvitteringer eller lønnsstubber som viser at forsikringspremien ble trukket fra lønnen din. Bruk en tankefaktor tone. Feil skjer, og å bli sint på mottakeren er ikke sannsynlig å hjelpe saken din.
Takk mottakeren for sin tid, og tilbud å møte henne for å diskutere eventuelle spørsmål som hun har. Gi ditt telefonnummer og e-postadresse så hun kan kontakte deg.
Skriv "Vennlig hilsen" og hopp over tre linjer. Skriv inn ditt fulle navn og tittel. Skriv brevet på bedrifts brevpapir og skriv over ditt skrevet navn.
