Presiding over et møte kan gjøre eller ødelegge din økning til toppen av et selskap eller din respekt nivå som en leder. Presiding over et møte trenger ikke å være stressende, det kan være morsomt. Det er mulig å ha jevn seiling på det neste møtet du styrer.
Send en epost på forhånd før møtet legger ut ønsket agenda og emner som vil bli dekket. Vær detaljert og spesifikk om hvor lenge møtet varer og hvor det skal finne sted.
Ankomme til møtet 10 minutter før resten av deltakerne er planlagt å gjøre det. Ta deg tid til å legge ut eventuelle nødvendige dokumenter, få en kopp kaffe (eller annen drikk for å holde halsen fra å tørke ut mens du snakker) og plassere deg selv på forsiden av rommet.
Hils alle som de kommer inn i rommet, rister hender og gjør øyekontakt. Beveg dem til tildelte seter hvis dette er nødvendig.
Utnevne noen til å ta notater, eller minutter, av møtet.
Åpne møtet med en rask introduksjon, stående foran på bordet, kontor eller konferanserom der møtet finner sted. Gå over forrige møtes minutter og be om godkjenning. Når du har den godkjenningen, adresser du eventuelle spørsmål om dags dagsorden før du fortsetter.
Start dialog eller orientering om det første temaet. Tillat andre å svare, legge til og diskutere. Hvis folk snakker ut av sin tur, ber dem om å respektere de andre i rommet og vente på å muntlig illustrere deres poeng.
Hold deg i kontroll. Når folk går av sporet om emnet på plass, snakkes det, men tvinges kraftig til å styre alle tilbake til det sentrale problemet. Hvis du tillater samtalen å gå bort, vil den reflektere over din evne til å presidere over møtet.
Ved avslutningen av møtet, stå opp og takk alle for å komme. Påminn dem om eventuelle oppgaver de har forpliktet seg til. Rist hendene om mulig når folk forlater møtet.
