Noen ganger virker et klientforhold bare ikke ute. Kanskje klienten er for krevende, har urealistiske forventninger, betaler sent eller bare ikke passer bra med firmaet ditt. Når det er klart, er et arbeidsforhold ikke lenger bærekraftig, er det på tide å kutte bånd på en profesjonell og grei måte.
Vær profesjonell
Brevet skal komme fra deg på firmaets brevpapir. Tid brevet leveres slik at du gir mottakeren nok tid til å finne en erstatning for dine tjenester. Adress den personen du jobber med, fører med en bekreftelse på forholdet, så kom deg rett til poenget. "Mens det har vært min glede å være PR-representant for de siste fem årene, med virkning fra 1. mai 2015, vil jeg ikke lenger kunne tjene i den kapasiteten."
Gi en forklaring
Å forklare hvorfor du skyter en klient kan være vanskelig, spesielt hvis forholdet var akrimonisk, eller hvis du er bekymret, kan klienten snakke dårlig om deg til andre. Ett alternativ er å være ærlig og angi den spesifikke grunnen. "Dessverre er jeg redd for at vi har svært forskjellige filosofier om å møte tidsfrister og publiseringsplaner, og jeg føler ikke lenger at jeg kan være en effektiv talsmann for deg i denne posisjonen."
Hvis du foretrekker å være mindre konfronterende, kan en mer generisk unnskyldning unngå vanskelige følelser. For eksempel, "Jeg er redd for at jeg har over-utvidet meg selv og er tvunget til å kutte ned på antall klienter jeg representerer."
Tilbyr en ferdigstillingsplan
Med mindre en klient har oppført seg på en fryktelig uprofesjonell måte som krever øyeblikkelig kutting av bånd, opprett en tidsplan for å fullføre fremragende prosjekter. "Som planlagt vil jeg ha dine ferdige trykkpakker levert innen utgangen av måneden. Jeg vil også oppdatere pressarkivene på nettstedet ditt og gi deg både digitale og harde kopier av de forskjellige taler og presentasjoner jeg har skrevet for deg de siste årene. En endelig regning er vedlagt for din bekvemmelighet."
Gjør et henvisning
Hvis kunden din bare ikke var en god passform for deg, men kunne være en verdsatt ressurs for en kollega, kan du tilby en henvisning. "Jeg vil gjerne henvise deg til en kollega, Jane Smith, av ABC Public Relations. Hun har mye erfaring med å håndtere kunder i din bransje, og jeg tror at dine personligheter og forretningsfilosofier ville være en god kamp. Hvis du vil at jeg skal ordne et møte, vil jeg gjerne sette en opp."
Skriv en Cordial Close
Ta med brevet ditt hjertelig og profesjonelt. Tilbyr å diskutere saken på telefon hvis klienten foretrekker. "Igjen, takk for muligheten til å representere din bedrift. Hvis du har spørsmål eller ønsker å diskutere noe personlig, er du velkommen til å kontakte meg direkte. Jeg ønsker deg fortsatt suksess i alle dine faglige bestrebelser."
Beskytt deg selv
Hvis du har noen tvil om å skyte en klient fra et juridisk perspektiv, spør en advokat om å gjennomgå vilkårene i kontrakten din før du skriver brevet. Du vil ikke bryte en skriftlig avtale, mislykkes i å oppfylle oppgaver du har avtalt eller ikke gir riktig varsel.
