Terminal siffer arkivering er et arkiveringssystem som fungerer ved å bruke de to siste tallene på filer for å organisere dem. Deretter følger tallene i omvendt rekkefølge for å finne den nødvendige filen. Som et resultat er dette numeriske system for arkivering effektivt for mange store bedrifter. Terminal siffer arkivering har fire hovedfordeler som skiller den fra andre arkiveringssystemer.
Enkel administrasjon
En av de største fordelene med terminal siffer arkivering er at det er relativt enkelt å administrere. Siden filer er separert numerisk, er det enkelt for personell å spore en fil på kort tid. Alt en person må gjøre er å spore tall i omvendt rekkefølge til filen er funnet.
Storskala selskaper
Hvis et selskap trenger å lagre over 10.000 filer, er det et ideelt å bruke et terminalsifret arkiveringssystem. Utformingen av dette arkiveringssystemet er perfekt for å håndtere tusenvis av filer og opprettholde organisasjonen. Mens andre systemer, som alfabetisk eller fargekodet arkivering, kun kan håndtere et lite antall filer, kan terminalsifret arkivering håndtere vesentlig mer. Som et resultat er denne form for arkivering ofte valget av store sykehus.
Forhinder Crowding
En ekstra fordel er at det også forhindrer trengsel rundt arkiveringssystemet. Siden terminalsifret arkivering holder filer distribuert i stor grad ved å dele dem i 100 seksjoner, skaper det mer plass og bidrar til å forhindre at flere ansatte strekker seg rundt et konsentrert område. I sin tur blir tiden reddet og et selskaps arbeidsflyt kan løpe mer jevnt enn det ville med et alternativt arkiveringssystem, for eksempel en alfabetisk.
Personnummer
En annen fordel er at å holde oversikt over individer via personnummer er ideell for terminal siffer arkivering. Å arbeide bakover fra den endelige enheten til den sekundære enheten til den primære enheten gjør det enkelt å finne en persons fil. Dette gjør terminal siffer arkivering perfekt for offentlige etater.
