Fremdriftsrapporter er klare, med en mer formell utforming enn kvartalsrapporter. Sistnevnte varierer i format fra bedrift til bedrift og institusjon til institusjon. Imidlertid gjelder følgende grunnleggende retningslinjer for begge: Vær oppmerksom på publikum og hva de forventer å finne i rapporten, og hold skrivingen tydelig og konsis med en seriøs, uklart tone og en nøyaktig, åpen og pålitelig stil.
Elementer du trenger
-
Data og informasjon som skal inkluderes
-
Et godt ordbehandlingsprogram som Microsoft Word
Bruk tradisjonelt memoformat for både fremdriften og kvartalsrapporten. Begynn med datoen, navnet og posisjonen til personen som rapporten skal gå til, ditt navn og posisjon og en klar, kortfattet emnelinje. For eksempel kan emnelinjen for en fremdriftsrapport være "Progress on Data Integration Project." Emnelinjen for en kvartalsrapport er ofte mindre spesifikk og sier bare noe som "Kvartalsrapport for dataavdeling, tredje kvartal 2010." Hvis kvartalsrapporten er en av flere som går til samme person, må du forsikre deg om det eksakte formatet som personen forventer.Leseren må raskt fordøye alle innkommende data og forventer å finne bestemte typer informasjon på samme sted i hver rapport.
For en fremdriftsrapport, åpne med et sammendrag av fremdrift, for eksempel "Dataintegrasjonsprosjektet utvikler seg på plan og under budsjett." Hvis du søker noe spesifikt - hjelp fra en annen ansatt eller avdeling, ekstra midler, etc. - liste det umiddelbart for å sikre at det ikke overses av leseren. Åpne kvartalsrapporten på samme måte ved å oppsummere informasjonen i rapporten.
Beskriv prosjektets bakgrunn, som kan inkluderes med oppsummering av fremgang hvis du ønsker det, ved å raskt oppsummere detaljer og beskrive dens formål og tidslinje. Innenfor rammerne av kvartalsrapporten kan du inkludere fremskritt som ble gjort siden den siste rapporten, og regnskapet for både de gode og de dårlige. Husk at du vil være åpen og ærlig.
Angi i fremdriftsrapporten alt ferdig arbeid og bruk handlingsord for å understreke at de som jobber med prosjektet har vært industrielle. Du kan også inkludere bestemte datoer når faser av prosjektet ble fullført eller når en del av det ble aktiv eller gikk online eller hva som er målet. På dette punktet i kvartalsrapporten og i riktig format, begynn å detaljere fremdriften som er gjort. Liste problemer som må løses.
Gi detaljer i en fremdriftsrapport om alle problemer du står overfor, strategier for å løse dem og en tidslinje for deres oppløsning eller forklaring på hvorfor problemet er i gang.
Legg ut arbeidsplanen i fremdriftsrapporten, sammen med resultater du forventer i løpet av det kommende tidsintervallet. Du kan pakke opp rapporten med en samlet evaluering av prosjektet og hva som hittil er oppnådd. I kvartalsrapporten prognose kommende muligheter og utfordringer sammen med forventede resultater og viktige aktiviteter. Kanskje ender med en forespørsel om kommentarer, tilbakemelding og ideer.
