En ytelsesrapport er et verdifullt forretningsverktøy. Det gir deg mulighet til å dokumentere og spore ansattes opptredener. Det er viktig å skrive disse rapportene nøye, da de kan være katalysatorer for å oppmuntre til mer positiv eller negativ oppførsel fra ansatte. En velskrevet resultatrapport kombinerer informasjon, analyse, ærlighet og takt.
Senter rapporten rundt flere observasjoner som du har data til. Det er viktig å holde notater på ansatte før du skriver rapporten og deretter trekke informasjon fra disse notatene for å kompilere rapporten. Pass på at observasjonene var førstehånds og ikke hearsay. Et eksempel på en førstehånds observasjon kan være et notat du skrev og arkivert da du la merke til at en ansatt ankom 30 minutter for sent til å jobbe på en bestemt dato.
Skriv om atferd som er spesielt relatert til arbeidet som utføres. Arbeidsrelatert atferd omfatter samspill med kolleger, oppmerksomhet på detaljer, kvalitet på papirarbeid, overordnet holdning og punktlighet.
Senter rapporten om atferd som har blitt diskutert muntlig med den ansatte. Dine kommentarer bør ikke være en total overraskelse for arbeideren.
Fokuser på det positive, men vær sikker på å objektivt oppgi eventuelle negative hendelser også hvis det er nødvendig. Du kan skrive noe som, "Mr. Jones opprettholder positive samspill med sine medarbeidere. Han forblir sent hvis det er nødvendig for å fullføre en jobb. Han har hatt problemer med å komme på jobb til tiden, som det fremgår av observasjoner på 11. juni, 20. og 27."
Vær konsis og spesifikk. Oppgi eksempler på spesifikke hendelser. Avstå fra rambling. Et dårlig eksempel på dette ville være noe som, "Ms Smith jobber ikke bra på jobben. Hun virker bare som en dårlig passform for stillingen. Jeg vet ikke hva fremtiden kan holde hvis hun ikke kan. … "Et bedre eksempel ville være," Ms Smith har hatt klager mot henne ved to forskjellige medarbeidere ved flere anledninger om hennes fornærmende og respektløse tale."
Koble resultatrapporten til tidligere rapporter. Angi områder som kan ha blitt forbedret, forverret eller forblitt det samme. For eksempel kan du skrive, "Siste kvartal Mr. Thompsons produksjonsnummer var 75 prosent lavere enn hva selskapet anser for akseptabelt. Men siden hans siste evaluering har produksjonen hans forbedret seg drastisk og oppfyller nå selskapets standarder."
Kommunisere takknemlighet for positive adferdsområder. Du kan skrive noe som, "Ms Browns positive holdning påvirker de rundt henne og gjør arbeidsplassen til et bedre miljø."
Gi tilbakemelding om hvordan du vil se svakere områder forbedre. Koble rapporten til fremtidige mål. For eksempel kan du skrive, "Mr. Hartzog har ikke klart å levere sine ukentlige leksjonsplaner ved fire anledninger. I løpet av neste semester vil adminsrasjonen gjerne se ham vende sin leksjonsplaner inn i fredag i hver uke."
Skriv rapporten når du er i en positiv ramme. Sørg for at du gjennomgår rapporten minst flere timer etter at du har skrevet den for å få tak i eventuelle revisjoner som må gjøres.
Oppfordre ansatte til å kommunisere med deg om en rapport når de har mottatt den hvis de ønsker det. Bruk analysen som en sjanse til å samarbeide positivt mot personlig forbedring, samt forbedring for selskapet som helhet.
